Endlich, Tag X, heute sollte mir eine Auszubildende zeigen, wie die Belege des Mandaten bearbeitet werden (ich versuchte ihr gedanklich zu folgen und machte mir fleißig Notizen …, kann ja nie schaden!)
Ihr bereite das Scannen und Buchen der Belege auch viel Spaß und sei sehr abwechslungsreich, so meinte sie. Na endlich, dachte ich, die ersehnte Abwechslung ist in Sicht !? Sollte das der Blick hinter die Kulissen sein, der „Clever archivieren und buchen“ auch für mich verständlich machte ???
Bisher hatte ich ja beruflich kaum etwas mit Buchhaltung zu tun, außer das ich einmal im Monat ein Kassenbuch „mit Leben füllen“ musste, Belege kontiert habe (ein gaaaaanz normales Kassenbuch von damals mit Seiten umblättern versteht sich, wie es wohl jeder noch kennt). Dann kam die Ära „elektronisches Kassenbuch“ in mein Leben, genauer gesagt „SAP“, was sich für mich – aus heutiger Sicht – komplizierter anhörte, als es letztendlich war. Also, die Hürde hatte ich seinerzeit auch genommen !!!
Auf jeden Beleg wird ein nummerisch fortlaufender Barcode geklebt. Mittels Handscanner oder manueller Eingabe wird die erste Nr. des Barcodes abgescannt bzw. eingegeben. Die vorsortierten Belege werden anschließend eingescannt.
Sehr interessant und effektiv finde ich dabei, das die Unterlagen von verschiedenen Kollegen (unkundige Arbeitsweise – jeder erledigt seinen Part) bearbeitet werden können, UND viele Arbeitsschritte können auch ohne bzw. mit geringen buchhalterischen Kenntnissen von einer Bürokraft umgesetzt werden (Ich bin ja nun mal keine gelernte Buchhalterin und hab’s trotzdem geschafft Rechnungen und Kontoauszüge nebst Anlagen einzuscannen und das Kassenbuch zu buchen. (was für ein Erfolgserlebnis, die Durststrecke schien sich dem Ende zu nähern!!!)
Also: Die eingescannten Belege „landen“ im Postkorb. Durch einen Klick öffnet sich der eingescannte Beleg, durch einen Doppelklick auf den Beleg öffnet sich ein neues Fenster in dem der Barcode des Beleges ersichtlich ist und welches die noch zu indizierenden Felder beinhaltet. D.h. ich wähle zuerst eine Belegart aus, die ich indizieren möchte z. B. ERW (Eing.Rechnungen), ARW (Ausg.Rechnungen), KBW (Kassenbuch). Danach fordert mich das Programm auf die Beleg-Nr., das Beleg-Datum, den Rechnungsbetrag einzugeben und – soweit Buchhaltungskenntnisse vorhanden sind – können weitere Felder mit Kreditoren- oder Debitoren-Nr. sowie dem entsprechenden Gegenkonto, dem Steuerschlüssel und einem kurzen Buchungstext gefüllt werden.
Letztendlich kommt der Part des Sachbearbeiters der Finanzbuchhaltung, der die Eingaben seiner Vorgänger prüft und die Freigabe im System schalten darf.
Für mich war das ein sehr lehr- und aufschlussreicher Tag, ich bin begeistert von der webbasierten FiBu mit einem revisionssicheren Archiv. Ich hoffe so geht’s dann weiter, … damit die Sturmflut im Kopf wieder etwas zurückgeht 
Fotos: © RainerSturm / PIXELIO
Rubrik: Mitarbeiter-Tagebücher