Bei der Anschaffung von Anlagevermögen gilt es eine Vielzahl von Buchungen vorzunehmen und gerade, wenn das Anlagegut finanziert wird, gilt es eine Flut von Belegen, Verträgen und Unterlagen zu verwalten.

Für den richtigen Durchblick und die fachlich korrekte Abwicklung hier eine Übersicht der wichtigsten Belege und der daraus resultierenden Buchungen am Beispiel der Anschaffung eines LKW für das Betriebsvermögen eines Unternehmens, das umsatzsteuerpflichtige Umsätze tätigt und somit auch zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Die Rechnung über den Kauf:
Hier wird der Nettogesamtpreis, die darauf entfallende Umsatzsteuer und der Bruttobetrag ausgewiesen. Diese Rechnung spiegelt die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten wider, ist Beleg für den Vorsteuerabzug und Grundlage für die Erfassung des Anlageguts in der Finanz- und Anlagenbuchhaltung.

Die Buchung lautet also:
LKW (Nettobetrag)
abziehbare Vorsteuer(-betrag)
an
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Bruttobetrag)

Selbstverständlich sollte sein, dass die Rechnung alle Erfordernisse für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs erfüllt. (s. auch unseren Beitrag von Mirjam Eißner zur Ordnungsmäßigkeit von Rechnungen)

Welche weiteren Kosten können entstehen?
Hier sind zunächst die Zulassungskosten zu nennen, die in der Regel bar beim Straßenverkehrsamt gezahlt werden. Diese Zulassungskosten sind amtliche Gebühren und daher nicht umsatzsteuerpflichtig. D.h. auch, dass kein Vorsteuerabzug daraus resultiert. Allerdings sind die Zulassungskosten mit dem Fahrzeug zu aktivieren (Hinweis auf § 255 Abs. 1 S. 1 HGB: „Anschaffungskosten sind die Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, soweit sie dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können.“)

Die Buchung lautet:
LKW
an
Kasse

Ähnlich verhält es sich mit den Kosten für die Kfz-Schilder, welche jedoch in der Regel umsatzbesteuert sind.
Die zugehörige Buchung lautet:
LKW (Nettobetrag)
abziehare Vorsteuer(-betrag)
an
Kasse (Bruttobetrag)

Beleg für die beiden Vorgänge ist jeweils die ausgestellte Quittung.

Wie wird nun die Zahlung der Verbindlichkeit gebucht?
Ein Beispiel wäre:

Der Zahlungsfluss der Umsatzsteuer an das Autohaus muss selbstverständlich erfasst werden, wir buchen:

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (USt-Betrag)
an
Kasse (oder Bank)

Der Beleg, auf dem das Autohaus bei Barzahlung den Empfang des Geldes quittiert, ist der zugrundeliegende Buchungsbeleg für diesen Vorgang. Bei unbarer Zahlung ist selbstverständlich der Bankauszug mit dem Überweisungsformular der zugehörige Beleg.

Die Tilgung der Verbindlichkeit des Autohauses durch die Bank wird i.d.R. von der Bank mittels einer Abrechnung angezeigt. Diese Abrechnung wird nun zu folgender Buchung führen:

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Nettokaufpreis)
an
Darlehen

Nun sind alle Vorgänge sauber erfasst und die üblichen anschließenden Vorgänge (Darlehenstilgung, Zinszahlungen, Abschreibungen und ggfs. Auflösung von Disagio) können laufend gebucht werden.

Die Besonderheiten, die in Verbindung mit Darlehnsaufnahmen auftreten können, werden wir zu einem späteren Zeitpunkt behandeln.

Fotos: © Maren Beßler, Siegfried Fries / PIXELIO