Durch die ®KOLDI-Lösung ist es Unternehmen möglich, die Belege der Finanzbuchhaltung ohne großen Aufwand digital zu archivieren und die laufenden Geschäftsvorfälle digital zu verbuchen. Dies basiert auf standardisierten Sicherheits-Verfahren, womit der Unternehmer seine Buchhaltungsbelege bequem von zuhause über das Internet einscannt, archiviert und bucht. Dem papierlosen Büro ist man damit wieder einen Schritt näher!
Zusätzlich dazu wird nun an einer automatischen Belegverarbeitung gearbeitet, womit die Buchhaltungsbelege nach dem Einscannen elektronisch ausgelesen und indiziert werden. Eine Qualitätskontrolle durch fachkundige Mitarbeiter findet abschließend statt. Die gesetzlichen Anforderungen (PK-DML – Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen) an ein solches System sind damit erfüllt.
Die Belege werden durch einen Scanner digital erfasst und das so erfasste Dokument nun mit Hilfe einer automatischen Texterkennung (OCR – Optical Character Recognition) durchlaufen. Somit wird der Text im Beleg (z.B. Rechnungsnummer, Summe) für das System lesbar gemacht. Anschließend werden die erkannten Informationen in das ®KOLDI-System übernommen, überprüft und ggf. korrigiert.
Die Aufgabe besteht nun darin, ein Texterkennungs-System auszuwählen, mit dem eine möglichst hohe Erkennungsrate erreicht wird. Diese kann allerdings nicht 100% erreichen, weil aufgrund vieler verschiedenartiger Belegarten die Erkennung komplizierter wird.
Der Vorteil eines solchen Systems ist die Zeitersparnis für das Unternehmen, weil die Beleg-Daten nicht mehr manuell in das System übernommen werden müssen. Somit bleibt mehr Arbeitszeit für das eigentliche Kerngeschäft des Unternehmens. Weiterhin wird durch die Reduzierung des Papieraufwandes und den automatischen sicheren Austausch von Unterlagen über das Internet die Umwelt geschont, weil Botenfahrten nicht mehr notwendig sind.
Über die fortlaufende Entwicklung dieses Systems halten wir Sie hier im ®KOLDI-Blog auf dem Laufenden.
Fotos: © tommyS, Claudia Hautumm / PIXELIO
Rubrik: Buchhaltung online, Fachwissen