Signatur ist nicht mehr erforderlich

Für den Vorsteuerabzug mussten elektronische Rechnungen bisher mit einer qualifizierten Signatur versehen sein oder per EDI (Electronic Data Interchange) übertragen werden. Diese Regelung hat ihre Gültigkeit verloren. Seit dem 1. Juli sind neben der qualifizierten Signatur und EDI auch weitere Verfahren erlaubt.

Die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung ist technologieneutral ausgestaltet. Das bedeutet, dass kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben ist. Der Rechnungsaussteller ist frei in seiner Entscheidung wie er Rechnungen zukünftig übermittelt. Elektronische Rechnungen können folglich in ganz unterschiedlichen Formen an den Empfänger zugestellt werden: Als E-Mail (ggf. mit PDF- oder Textdateianhang), im EDI-Verfahren, über Computer-Fax oder Faxserver oder per Web-Download. Auch DE-Mail oder E-Post können zukünftig für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verwendet werden. Die wichtigste Änderung ist, dass eine Signatur nicht mehr vorgeschrieben ist. Sie kann jedoch weiterhin verwendet werden.

Wenn der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren verwendet, muss er durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen. Die Art des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens, das einen verlässlichen Prüfpfad zum Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung erzeugen soll, kann durch den Unternehmer selbst festgelegt werden. Es ist im Interesse des Unternehmers eine Überprüfung der Rechnung auf Korrektheit der Substanz durchzuführen. Er überprüft beispielsweise, ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestelltem Umfang erbracht wurde und der Rechnungsaussteller somit tatsächlich Zahlungsanspruch hat etc.

Es ist jedoch nicht erforderlich neue, spezielle Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens zu schaffen. Bereits ein Rechnungswesen, das entsprechend eingerichtet ist, um die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung zu gewährleisten, kann als Kontrollverfahren genutzt werden. Das KOLDI Rechnungswesen genügt genau diesen Ansprüchen.

Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedeutet für den Unternehmer keine neuen bzw. zusätzlichen Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungsverpflichtungen. Die Aufbewahrung der Rechnungen kann elektronisch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen unveränderbaren Datenträgern (z.B. CD-Rom oder DVD) erfolgen. KOLDI bietet hierfür ein Archiv an, in dem Daten revisionssicher gespeichert werden können. Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche Regelung wie für eingescannte Papierrechnungen: Sie müssen zwingend elektronisch archiviert werden.

Quelle: Bundesfinanzministerium

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