Das ist Alltag bei ambulanten Pflegediensten. Doch dort stehen die Menschen im Mittelpunkt. Menschen, die Pflege benötigen und Gesellschaft brauchen. Der Unternehmer ist also in einer Zwickmühle. Wie können die besonderen moralischen Anforderungen erfüllt werden ohne dabei die betriebswirtschaftlichen Fakten aus den Augen zu lassen? Wie kann die maximale Zeit für die Patienten gewonnen werden, ohne unwirtschaftlich viel Personal einstellen zu müssen? Ein Schlüssel liegt in der Effizienz der Datenerfassung.

Ausgangssituation
Ein vorgegebenes Fomular zur Erfassung von Leistungsdaten soll digitalisiert werden. Das analoge Formular wird für die Abrechnung gegenüber den Krankenkassen benötigt und muss während des gesamten Leistungszeitraums (ein Monat) beim Patienten zu Hause liegen.

Lösung
Die Erfassung mit Hilfe eines digitalen Stiftes ermöglicht die Digitalisierung der handschriftlichen Leistungserfassung in Echtzeit. Die so erfassten Daten werden sofort via UMTS übertragen. So ensteht parallel zum analogen Dokument ein digitales Spiegelbild, welches sicher in der Cloud abgelegt wird und so orts- und zeitunabhängig verfügbar ist. Gleichzeitig werden die erfassten Daten als Datensatz zur Verfügung gestellt. Eine Weiterverarbeitung ist so ohne umständliches Abschreiben und ohne Medienbruch möglich. Die Daten sind sozusagen schon auf dem Papier digital. Dadurch konnte bei der Auswertung der Daten eine Zeitersparnis von etwa 70% erreicht werden. Nebenbei wurde die Fehlerquote deutlich gesenkt, da falsches Abschreiben ausgeschlossen und das Dokument auch während des Abrechnungszeitraums zur Qualitätskontrolle verfügbar ist.

Alles in allem eine sehr interessante Anwendung, um Dokumente sofort beim Erfassen zu digitalisieren und so einen zusätzlichen Prozesschritt (Scannen) zu sparen. Außerdem ist das „Scannen“ in Echtzeit bei der Erkennung von Handschriften und handschriftlichen Symbolen dem üblichen Scannen deutlich überlegen. So können bereits auf dem Papier Steuerungselemente (etwa Checkboxen) angebracht werden, welche den späteren Workflow direkt beeinflussen können (z.B. Weiterverarbeitung von Besuchsberichten), ohne dass eine Person manuell eingreifen muss.

Für Fragen stehen wir jederzeit und gern zur Verfügung. Wir sind gespannt auf Ihr Feedback.

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Daraus ergeben sich weitreichende Vorteile:

• Auf die benötigten Anwendungen kann man mobil von unterwegs aus zugreifen. Über das Internet ist der Zugriff von überall auf der Welt möglich.
• Man bezahlt nur dann, wenn man die Anwendung oder Rechenleistung wirklich benötigt. Hierdurch lassen sich bei Unternehmen bis zu 30% der Kosten sparen, die man sonst für den Kauf oder laufende Nutzung bezahlen würde.
• Die Anwendungen werden zentral im Rechenzentrum gewartet und neue Updates gesamtheitlich eingespielt. Ein Eingriff von Seiten des Nutzers ist damit nicht mehr notwendig, wodurch viel Zeit und Geld gespart wird.

Aufgrund dieser Vorteile ist das Konzept von Cloud Computing gerade für kleine und mittlere Unternehmen interessant. Sie müssen  in der Entwicklung und im Wettbewerb mit Konkurrenten Schritt halten. Dazu sind jedoch kostenintensive Ressourcen notwendig, z.B. wenn eine neue Software-Version der genutzten Anwendung gekauft, installiert und betreut werden muss. Dieser Zeit- und Kostenaufwand wird durch das Cloud Computing enorm reduziert, weil eine Installation sowie ein vorheriger Kaufpreis entfällt. Die neue Anwendung ist in der „Wolke“ sofort verfügbar und Kosten fallen nur bei der direkten Nutzung an.

Ein weiteres Szenario, welches in vielen kleinen Unternehmen auftritt:

Die genutzten Systeme sind älter und langsamer geworden. Nach vielen Jahren entscheidet man sich für eine Neuanschaffung. Bei der Kaufplanung darf man jedoch nicht nur den heutigen Stand sehen: Das Unternehmen möchte sich weiterentwickeln und im nächsten Jahr einige Mitarbeiter mehr einstellen. Daher kauft man mehr Software sowie leistungsstärkere Hardware, die aber (vielleicht) erst nächstes oder übernächstes Jahr benötigt wird. Für diese vorübergehend nicht genutzten Geräte und Anwendungen fallen trotzdem sofort Kaufpreis und laufende Lizenzkosten an.

Diese Beispiele zeigen, dass gerade für kleine und mittlere Unternehmen das Konzept des Cloud Computing eine interessante und kostensparende Methode ist, um im aktuellen Wettbewerb mit größeren Konkurrenten mitzuhalten. Cloud Computing ist daher kein abstrakter Begriff mehr, sondern erweitert die Handlungsfähigkeit im Unternehmensalltag.

Allerdings gibt es, wie bei vielen neuen Konzepten, Gefahrenpotentiale und Sicherheitsrisiken, welche man beachten muss, um sie entsprechend zu vermeiden. Viele Dienstleister bieten bereits ein Cloud-Konzept an, dieses ist aber oftmals mit sicherheitstechnischen Risiken behaftet. Bei der Auswahl eines Cloud-Dienstleisters sollte man daher auf folgende wichtige Kriterien achten:

• Einhaltung hoher Sicherheitsstandards, welche durch eine qualifizierte Zertifizierung abgesichert sind.
• Der Datenzugriff durch Unbefugte muss ausgeschlossen sein.
• Die gespeicherten Daten müssen auf Servern in Europa oder Deutschland gelagert werden. Nur hier gelten die strengen Datenschutzrechte.

Die Verbraucherschutzministerin Frau Ilse Aigner (CSU) sagte dazu kürzlich im Handelsblatt: „Besonders große Unternehmen, die viele Kundendaten verarbeiten, sollten Clouds nur sehr restriktiv und nur nach eingehenden Sicherheitsüberprüfungen nutzen.“ (Handelsblatt, 08.12.2011, Seite 30)

Der Kunde muss daher genau überlegen, welche Daten er bei welchem Dienstleister ablegt. Fragen Sie doch Ihren Dienstleister einmal nach den drei genannten Punkten!

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Für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach §4 Abs. 1 EStG i.V.m. §5, 5a EStG ermitteln, besteht gem. § 5b EStG Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung des Jahresabschlusses nach dem amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung. Die Neuregelung gilt nicht nur für Jahresabschlüsse, sondern auch für Bilanzen im Zusammenhang mit Betriebsaufgabe, Betriebsveräußerung sowie Umwandlung.

Die Inhalte der Handels-, Steuerbilanz und Gewinn- und Verlustrechnungen sind für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2011 beginnen elektronisch an die Finanzbehörde zu übermitteln. Im Erstjahr, d.h. im Kalenderjahr 2012 bzw. im abweichenden Wirtschaftsjahr 2012/2013, ist eine Abgabe des Jahresabschlusses in Papierform noch zulässig. Zwingend wird die Vorschrift für Wirtschaftsjahre ab 2013.

Die Ermächtigung des Bundesministeriums für Finanzen zur elektronischer Übermittlung von Bilanzen und GuV-Rechnung wurde im § 51 Abs.4 EStG vorgeschrieben. Anwendungsbereiche, Übermittlungsformat sowie die Taxonomien wurden mit dem BMF-Schreiben vom 28.09.2011 veröffentlicht. Als Übermittlungsformat wurde XBRL (eXtensible Business Reporting Language) festgelegt.

Unter dem Begriff Taxonomie ist ein Datenschema für Jahresabschlussdaten zu verstehen. Unter Kerntaxonomie sind die elektronischen Inhalte der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung je nach Rechtsform angegeben. Branchenabhängige Taxonomien, zum Bespiel für Banken oder Versicherungsunternehmen, sind in sogenannten Spezialtaxonomien oder Ergänzungstaxonomien (z. B. Pflegeeinrichtungen, Krankenhäusern) erfasst. Es sind keine individuellen Erweiterungen zulässig.

Bereits ab Mai 2012 werden die Finanzämter technisch in der Lage sein die elektronischen Datensätze anzunehmen. Bis dahin ist eine Pilotversion der Taxonomie für den Test möglich. Der amtlich vorgeschriebene Datensatz ist unter www.eSteuer.de abrufbar.

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Betroffene Unternehmen erkennen und beachten diese Anforderung jedoch oft nicht. Daher sollte man bereits jetzt beim Kauf einer neuen Registrierkasse, einer Waage mit Registrierkassenfunktion sowie Taxameter und Wegstreckenzähler darauf achten, dass diese Geräte eine solche Funktion bieten.
Geräte, welche diese Anforderungen nicht erfüllen, dürfen nur bis zum 31.12.2016 eingesetzt werden!
Unternehmer sollten daher ihre Geräte nachrüsten lassen oder bei einem Neukauf auf entsprechende Funktionen achten.

Sollte diese Anforderung nicht beachtet werden, kann es dazu führen, dass die Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung die Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwirft. Grundsätzlich muss zwar keine elektronische Registrierkasse geführt werden, bei Einsatz eines solchen Gerätes, ist das Einhalten der formellen Vorschriften erforderlich. Einzuhalten sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

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Änderungen in Bezug auf Kinder

Zeitaufwendige und umfangreiche Angaben zu den Einkommensverhältnisse des Kindes entfallen ab dem 01.01.2012. Eigene Einkünfte und Bezüge des Kindes im Alter von 18 bis 25 Jahren, sind irrelevant für die steuerliche Berücksichtigung eines volljährigen Kindes bzw. den Anspruch auf Kindergeld. Die Prüfung der Einkünfte des Kindes entfällt auch bei der Ermittlung des Freibetrages für die Abgeltung des Sonderbedarfes eines sich in der Berufsausbildung befindenden, auswärtig untergebrachten, volljährigen Kindes. Bisher durfte neben sachlichen Voraussetzungen (Studium) für den Anspruch auf Kindergeld und die Inanspruchnahme des Kinderfreibetrages auch eine Einkunftsgrenze von max. 8.004 € nicht überschritten werden.

Für die Geltendmachung der Kinderbetreuungskosten entfallen die Anspruchsvoraussetzungen an die Eltern wie Erwerbstätigkeit, Ausbildung, Krankheit oder Behinderung. Demzufolge reduziert sich der Erklärungsaufwand in der Anlage Kind bei der Einkommensteuererklärung. Kinderbetreuungskosten dürfen ab Geburt bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres mit Belegnachweis in Höhe von  max. 4.000 € im Jahr als Sonderausgaben abgezogen werden (2/3 der Aufwendungen sind begünstigt).

Der Kinderfreibetrag geschiedener oder dauernd getrennt lebender Eltern darf auf einen Elternteil übertragen werden. Vorausgesetzt wird hierbei die Leistungsunfähigkeit des Elternteils in Bezug auf Nachkommen der Unterhaltspflicht.

Änderungen in Bezug auf Arbeitnehmer

Der sogenannte Arbeitnehmer – Pauschbetrag wurde mit Rückwirkung für das Jahr 2011 von 920 € auf 1.000 € erhöht. Für aktiv Beschäftigte bedeutet der Pauschbetrag keine Nachweispflicht für die Werbungskosten bis 1.000 €. Es sei denn, der Arbeitnehmer hat tatsächlich höhere Werbungskosten im Jahr getragen. An dieser Stelle darf ein höherer, belegmäßig nachgewiesener Betrag angesetzt werden. Die Steuerentlastung auf das Jahr bezogen, beträgt bei einem Einkommen bis 20.000 € ca. 25 €. Die Berücksichtigung des Erhöhungsbetrages von 80 € erfolgte bereits in der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung für den Monat Dezember 2011.

Vereinfachung bei der Ermittlung der Entfernungspauschale. Für Arbeitnehmer, die verschiedene Verkehrsmittel nutzen, wurde eine Vereinfachung eingeführt. Die Kosten für die Nutzung unterschiedlicher öffentlicher Verkehrsmittel müssen nicht für jeden Tag einzeln nachgewiesen werden. Es sei denn, sie sind höher als die Entfernungspauschale für das gesamte Kalenderjahr.

ELStAM (Elektronisches Abrufverfahren der Lohnsteuerabzugsmerkmalen der Arbeitnehmer durch Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung) wird voraussichtlich ab dem 01.01.2013 eingesetzt. Bis dahin erfolgt die Übermittlung der Daten in Papierform auf der immer noch geltenden Lohnsteuerkarte 2010 oder auf der Ersatzbescheinigung 2011 des Finanzamtes.

Erstattungen für Basiskrankenverischerungsbeiträge und gesetzliche Pflegeversicherungsbeiträge dürfen im gleichen Jahr mit Aufwendungen verrechnet werden. Der Differenzbetrag ist als Sonderausgabe zu erfassen. Übersteigen die Erstattungen die Aufwendungen, wird vom sog. Erstattungsüberhang gesprochen. Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 lässt die Hinzurechnung des Erstattungsüberhangs bei der Ermittlung des Einkommens zu. Dies ist eine gerechtfertigte Behandlung der Erstattungen, da sich die Aufwendungen im Jahr der Zahlung bereits steuermindernd ausgewirkt haben. Es ist eine Vereinfachung für Finanzbehörden sowie Steuerpflichtige, weil die Einkommensteuerbescheide der Vorjahre nicht mehr geändert werden müssen. Bis jetzt erfolgte in solchen Fällen die Wiederaufrollung der Steuerfestsetzung von Vorjahren.

Vereinfachung im Zusammenhang mit Vermietung und Verpachtung

Um die verbilligte Vermietung an Angehörige zu vermeiden, wurde bisher eine steuerliche Grenze von 56-75% der ortsüblichen Miete als Mietzins betrachtet. Hierzu war eine Aufteilung in einen unentgeltlichen und einen entgeltlichen Teil anhand einer negativen Totalüberschussprognose notwendig. Diese Grenze wurde auf 66% vereinheitlicht. D.h. der Mietzins in Höhe von 2/3 der ortsüblichen Miete gilt als vollentgeltliche Wohnraumüberlassung und berechtigt zum vollen Werbungskostenabzug. Damit wurde bei Erreichung o.g. Grenze auf Totalüberschussprognose verzichtet.

Umsatzsteuerrechtliche Änderungen

Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung. Eine elektronische Signatur ist nicht mehr vorgeschrieben, kann aber gleichwohl verwendet werden.

Dauerhafte Festschreibung der erhöhten Umsatzgrenze von 500.000 € bei der Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten (sog. ISt‑Versteuerung). Bisher Befristung bis zum 31.12.2011.

Für innergemeinschaftliche Lieferungen wurde die sog. Gelangenbestätigung eingeführt. Damit werden die seit dem 01.07.2009 geltenden EU-weit einheitlichen Beleg- und Buchnachweispflichten bei dem elektronischen Ausfuhrverfahren sog. ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zollabwicklungssystem) angepasst.

Verfahrensrechtliche Vereinfachungen

Die sog. Verbindliche Auskunft des Finanzamtes in besonderen Fällen ist ab dem Gegenstandswert in Höhe von 10.000 € kostenpflichtig. Damit können die Steuerpflichtigen vor einer geplanten Investition bis 10.000 € eine Auskunft des Finanzamtes über steuerliche Folgen kostenlos erlangen.

Autorin: Malgorzata Anna Matulka

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Informationsveranstaltung bei KOLDI über gesetzliche Vorgaben und technische Möglichkeiten

Nutzen Sie die Vorteile des elektronischen Rechnungswesen und minimieren Sie Ihre Kosten.

In einer Vortragsreihe stellen wir Ihnen vor wie es gehen kann.

Wann:       25. Januar 2012, 17 Uhr

Wo:          HausPatmos (Patmosweg 60, 57078 Siegen)

Anmeldungen bitte per E-Mail an afritz@koldi.de

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Gerne blicken wir zurück auf ein fast abgelaufenes Jahr 2011, in dem wir eine gute Zusammenarbeit mit Ihnen haben durften. Für Ihr Vertrauen und das faire Miteinander bedanken wir uns sehr herzlich!

Für das neue Jahr wünschen wir alles Gute, Gesundheit, Gelingen bei allen Ihren Vorhaben und Gottes Segen für Sie persönlich, Ihre Familie und Ihr Unternehmen.

Ihre KOLDI- und KOLDITAX-Gruppe

Das erste Praxisbeispiel gibt einen Einblick in die Optimierung und Auslagerung der Rechnungsdatenerfassung eines Pflegedienstes. Zwei weitere Praxisbeispiele aus Industrie- und Dienstleistungsunternehmen beschreiben die Auslagerung des Zahlungsverkehrs durch Einsatz einer sicheren und zertifizierten IT-Lösung. In Interviews erläutern die Praxispartner Ihre Beweggründe zur Prozessauslagerung und die sicherheitsrelevanten Themen wie zum Beispiel Datenschutz und Datensicherheit, die wichtige Entscheidungskriterien bei der Wahl des Dienstleisters waren. Von der Ausgangssituation bis hin zum Ergebnis werden so hilfreiche Informationen direkt aus der Praxis weitergegeben.

Diese Praxisbroschüre ist von der SAGeG im Rahmen des BMWi/NEG-Verbundprojektes „Sichere E-Geschäftsprozesse in KMU und Handwerk“ erstellt worden. Sie steht unter www.kmu-sicherheit.de kostenfrei zum Download zur Verfügung.