Wird in einer Rechnung beispielsweise der USt-Satz von 19% angesetzt, obwohl der Umsatz dem ermäßigten Steuersatz von 7% unterliegt (z.B. bei einer Hotelrechnung für die Übernachtungsleistung), darf der Leistungsempfänger nur den gesetzlich geschuldeten und nicht den höher ausgewiesenen Betrag als Vorsteuer geltend machen.

Gleiches gilt, wenn die Umsatzsteuer aus anderen Gründen zu hoch ausgewiesen ist, z.B. bei Rechenfehler oder wenn der leistende Unternehmer einen Umsatz als steuerpflichtig behandelt hat, obwohl der Umsatz steuerfrei und ein Steuersausweis daher nicht zulässig ist.

Wurde die Steuer dagegen zu niedrig ausgewiesen, darf nur der in der Rechnung tatsächlich ausgewiesene Betrag als Vorsteuer abgezogen werden. Ein höherer Abzug scheidet aus, da Voraussetzung für den Vorsteuerabzug gerade der Ausweis des Steuerbetrages in der Rechnung ist.

Falls Sie als Unternehmer fehlerhafte Steuerausweise in Eingangsrechnungen feststellen, sollten Sie auf eine geänderte Rechnung drängen und bis zur Berichtigung notfalls nur den Nettobetrag zahlen.

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Die Online-Befragung wurde unter 490 KMU von August bis September 2009 durchgeführt und zeigt, dass sich das Internet zu einem wichtigen Kommunikations- und Interaktions-Medium etabliert hat. Allerdings ist es für die Unternehmen wichtig, sich gegen Gefahren zu schützen und Schutzmaßnahmen zu integrieren, um die Unternehmenssysteme zu sichern.

KOLDI^® gehört u.a. zu den:

• 67,2%, welche Ihre Mitarbeiter zum Thema Sicherheit informieren und schulen
• 37%, welche eine schriftlich fixierte Sicherheitsrichtlinie besitzen
• 47%, welche ein Datensicherungskonzept formuliert und auch umgesetzt haben
• 7,4%, welche im Bereich der Informationssicherheit eine Zertifizierung besitzt (PK-DML, ISO 9001:2008)
• 71,3%, welche ihre Backup-Datenträger an einem vom Serverraum getrennten Ort aufbewahren und zu den 50,1%, welche die Wiederherstellung dieses gesicherten Datenbestandes auch überprüfen

Die Studie zeigt, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter zum Thema Sicherheit immer mehr schulen und informieren. Jedoch herrscht bei vielen Unternehmen noch entsprechender Nachholebedarf, weil diese sich nicht ausreichend mit dem Thema beschäftigen oder die Kosten dafür zu hoch sind. Trotzdem bestätigt diese Studie, dass die IT einen nicht mehr wegzudenkenden Faktor zur Aufrechterhaltung des täglichen Geschäftsbetriebes darstellt.
KOLDI^® ist nicht nur vor äußeren Schadeinflüssen abgesichert, sondern schützt auch die unternehmensinternen Prozesse und etabliert Verhaltensweisen, um sich gegen Sicherheitsrisiken bestmöglich zu wappnen.

Weitere Ergebnisse und Auswertungen der Studie finden Sie unter http://www.ecc-handel.de/netz-_und_informationssicherheit_in_unternehmen_10467301.php

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Mehr zu diesem Thema erfahren Sie hier in den nächsten Tagen und Wochen oder auf der KOLDI^®-Website.

Der Große Senat des BFH hat dagegen auch eine Aufteilung der Kosten für den Flug (echte gemischte Kosten, die nicht eindeutig dem beruflichen oder privaten Reiseanlass zuzuordnen sind) zugelassen. Abzugsfähig waren im Beispielsfall dann 4/7 der Flugkosten.

Die geänderte Rechtsprechung wird nicht nur im Bereich der Reisekosten sondern auch bei vielen anderen gemischt veranlassten Kosten Auswirkungen haben und die Abzusgfähigkeit damit zum Teil deutlich erweitern.

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Unternehmer und Arbeitnehmer können für Dienstreisen Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen, Arbeitnehmern können diese Pauschalen auch durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.  Allerdings ist eine Kürzung um das im Hotelpreis enthaltene Frühstück vorzunehmen. Bisher konnte diese Kürzung pauschal mit  4,80 € erfolgen, wenn das Frühstück nicht separat in der Hotelrechnung ausgewiesen wurde.

Durch den unterschiedlichen Umsatzsteuersatz für Übernachtung und Frühstück, muss in der Rechnung des Hotels nun aber ein separater Ausweis des Frühstückspreises erfolgen. Die Verpflegungspauschale ist daher um den tatsächlichen Preis des Frühstücks zu kürzen (der häufig deutlich höher ist als die pauschalierte Kürzung von 4,80 €).

In einer aktuellen Verwaltungsanweisung der OFD Karlsruhe auf ihrer Website (www.ofd-karlsruhe.de) hat die Verwaltung das Problem offenbar erkannt. Demnach wird es künftig nicht beanstandet, wenn das Hotel in der Rechnung aus Vereinfachunggründen für das Frühstück einen Betrag von (nur) 4,80 € ansetzt. Bei der Buchung betrieblicher Geschäftsreisen sollte also auf einen solchen Ausweis geachtet werden.

Bei Arbeitnehmern besteht alternativ die Möglichkeit, die Versteuerung des Frühstücks mit dem pauschalen lohnsteuerlichen Sachbezugswert in Höhe von 1,57€ - unabhängig von der tatsächlichen Höhe der Frühstückskosten und des Rechnungsausweises - vorzunehmen. Hierfür muss der Arbeitgeber das Frühstück vor Reisebeginn ausdrücklich beim Hotel bestellen und diese Bestellung dokumentieren (z.B. durch Hinzunahme einer Buchungsbestätigung des Hotels zum Lohnkonto).

Im Übrigen ist darauf hinzuweisen, dass sich – sofern die Senkung des Steuersatzes für Übernachtungen nicht an die Hotelgäste weitergegeben wird (was erfahrungsgemäß in den seltensten Fällen erfolgt) – für den Unternehmer durch den geringeren Vorsteuerabzug deutlich höhere Kosten für Übernachtungen ergeben (Anstieg um ca. 11%).

Zur Änderung des Umsatzsteuersatzes bei Hotelübernachtungen und den steuerlichen Folgen werden weitere klarstellende Verwaltungsanweisungen erwartet.

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Die bisher im Privatvermögen in Anspruch genommene Abschreibung darf also nicht ein zweites Mal im Betriebsvermögen genutzt werden. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist die Abschreibung nach Einlage daher von den ursprünglichen Anschaffungskosten abzüglich der außerhalb des Betriebsvermögens in Anspruch genommenen Abschreibung zu berechnen.

Der Bundesfinanzhof sieht das anders und kommt zu einer in vielen Fällen günstigeren Lösung: Bemessungsgrundlage für die Abschreibung ist der Einlagewert abzüglich der bisher in Anspruch genommenen Abschreibungen. Insbesondere bei Immobilien (die häufig einer Wertsteigerung unterliegen) kommt es so zu höheren Abschreibungsbeträgen im Betriebsvermögen und damit zu einer Steuerentlastung.

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Zum Jahreswechsel stellt sich regelmäßig die Frage: Welche Buchhaltungsunterlagen müssen noch aufbewahrt werden, welche können vernichtet werden?

Mit Ablauf des 31.12.2009 können folgende Unterlagen vernichtet werden:

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Bücher, Konten, Journale, Aufzeichnungen, etc., in denen die letzte Eintragung 1999 oder früher erfolgt ist
• Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, etc., die 1999 oder früher aufgestellt wurden
• Buchungsbelege (wie z.B. Rechnungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten) aus dem Jahr 1999

6-jährige Aufbewahrungsfrist:

• Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2003 oder früher
• Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen (Ein- und Ausfuhrnachweise, Versand- und Frachtunterlagen, etc.) und Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2003 oder früher

Die Aufbewahrungsfristen gelten nicht nur für die Belege selbst, sondern auch für die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen EDV-Daten (Lohn-, Finanz- und Anlagenbuchhaltung). Während der o.g. Fristen muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein, auch bei einem EDV-Systemwechsel.

Wichtig: Eine Vernichtung darf nicht vorgenommen werden, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist, z.B. weil noch eine Betriebsprüfung für diese Jahre stattfindet oder ein Einspruchs-/Klageverfahren läuft.

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Ich arbeite jetzt schon sehr lange im Schreibbüro und lerne immer mehr dazu. Es ist schön hier zu sein, denn man hat immer etwas zu tun. Langeweile tritt hier nie auf und das ist auch gut so.

Meine Taktiken beim perfekten Scannen verbesserten sich immer mehr, sodass ich auch das ein oder andere Lob bekommen habe. Aber dennoch gibt es einiges, bei dem ich mich noch verbessern kann.

Es ist nicht ganz einfach, wenn man auf so viele Kleinigkeiten achten muss, damit auch nichts schief geht, aber wenn man ein bisschen Rhythmusgefühl hat, macht man sich eine eigene Reihenfolge, damit alles perfekt klappt und man nichts vergisst.

Auch die Schreiben und Briefe sind nicht immer ganz einfach. Aber ich habe immer jemanden an der Seite, den ich zur Not auch mal fragen kann. Die Schreiben werden sowieso nochmals kontrolliert.

Auch in der Berufsschule hat sich einiges getan.

Wir schreiben jetzt immer mehr Arbeiten, dass ist nicht immer ein Klacks. Aber meine Noten sind immer noch im grünen Bereich. Wir entwerfen viele Plakate, die wir auch in der Gruppe vorstellen sollen. Da mir ja so was liegt, sammle ich viele gute Noten dadurch.

Unseren ersten Ausflug als Klasse hatten wir auch schon. An einem Donnerstag Abend feierten wir gemeinsam in der Bowling-Ranch in Oelsnitz unsere erste Weihnachtsfeier. Das hat sehr viel Spaß gemacht, zumal meine beste Freundin auch noch zweimal hintereinander gewonnen hat und ich immer die wenigsten Punkte hatte.

Bowling liegt mir halt nicht so.
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Ihr Blog – Team

Eine Rechnung im PDF-Format spart Kosten für Druck, Papier, Umschlag und Porto. Zudem wird die Rechnung per E-Mail viel schneller versendet. Der Vorteil davon liegt also auf der Hand!

Damit eine solche Rechnung auch gültig ist, muss diese den Vorgaben des §14 UStG entsprechen. Dabei wird die Herkunft und Unversehrtheit einer elektronischen Rechnung durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet (§14 Abs. 3 UStG). Diese Vorgaben werden durch eine elektronisch signierte PDF-Rechnung, welche mit einem qualifizierten Zertifikat mittels einer geprüften und bestätigten SmartCard erzeugt wurde, erfüllt. Die digitale Signatur lässt sich mit der eigenhändigen Unterschrift vergleichen und übernimmt im elektronischen Datenaustausch die Echtheitsüberprüfung. Damit ein Unternehmer diese digitale Unterschrift leisten kann, muss er bei der zuständigen Zertifizierungsstelle (Trust Center) ein individuell für seine Person generiertes Schlüsselpaar beantragen, welches aus einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel besteht. Der private Schlüssel wird dem Unternehmer auf einer Chipkarte übergeben, womit der Inhaber die elektronische Signatur erzeugen kann. Der öffentliche Schlüssel dient dem Rechnungsempfänger als Echtheitsprüfung der digitalen Signatur des Dokumentes.

Bei der Erstellung der PDF-Rechnung bildet der Computer mit der Chipkarte eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen. Der gleiche Inhalt der Rechnung führt dabei immer zur identischen Kombination. Aus dieser und dem privaten Schlüssel wird nun die digitale Signatur erstellt. Der Rechnungsempfänger überprüft die Signatur nun in umgekehrter Reihenfolge, in dem er mit dem öffentlichen Schlüssel die Kombination erzeugt. Die beiden Kombinationen werden verglichen und bei Übereinstimmung ist sichergestellt, dass die PDF-Rechnung nach der Signierung nicht mehr verändert wurde. Das alles geschieht automatisiert durch verschiedene Routinen.

Der Einsatz elektronischer Rechnungen im PDF-Format bietet für beide Seiten Vorteile. Für den Rechnungsersteller spart dies Zeit sowie Kosten und der Vorgang kann in Unternehmens-interne Verfahren integriert werden. Der Rechnungsempfänger kann die PDF-Rechnung gleich papierlos archivieren und durch die elektronische Signatur ist die Echtheit und Unversehrtheit sichergestellt.

Allerdings ist dieses Verfahren nicht kostenlos, da der Unternehmer ein Kartenlesegerät (ca. 30 € bis 150 €), eine Chipkarte mit dem privaten Schlüssel und eine Signatursoftware (ca. 30 € bis 140 €) benötigt. Zudem können monatliche Gebühren für Signaturlizenzen anfallen.
Für ein Unternehmen mit einer sehr großen Menge an Rechnungen lohnt sich der Aufwand und die Fixkosten auf jeden Fall, weil damit Kosten für Porto und Verpackung entfallen.

Digital erhaltene Rechnungen sind somit genauso zu behandeln, wie konventionell ausgedruckte Papier-Rechnungen. Die geltende Aufbewahrungsfrist (§14b UStG) von 10 Jahren ist einzuhalten.
Zudem ist zu beachten, dass der Unternehmer mit dem bloßen Ausdrucken einer PDF-Rechnung keine gültige Eingangsrechnung erhält. Es ist hiervon also kein Vorsteuerabzug gemäß §15 Abs. 1 UStG zulässig. Der Empfänger muss die digitale Signatur vor Geltendmachung der Umsatzsteuer prüfen, diese Prüfung dokumentieren und das PDF gemeinsam mit Signatur und Prüfprotokoll gemäß der Aufbewahrungsfrist elektronisch archivieren. Für das Finanzamt ist nur die PDF-Datei mit Signatur ein relevantes Rechnungsdokument. Der Rechnungsempfänger muss sie ihm auf Anfrage bereitstellen, die erfolgreiche Signaturprüfung nachweisen und sie gegebenenfalls noch einmal durchführen können.

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