Seit dem 1. Januar 2002 unterliegen alle steuerrelevanten Daten dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung. Aufgrund der Tatsache, dass die Daten einer Registrierkasse im Rahmen einer Außenprüfung bisher nur selten vollständig durch die Unternehmer vorgelegt werden konnten, hat das Bundesministerium für Finanzen mit Schreiben vom 26. November 2010 die Anforderungen an die Datenhaltung einer Registrierkasse nochmals präzisiert. Nach diesem Erlass müssen für Registrierkassen Softwareanpassungen und Hardwareerweiterungen durchgeführt werden, damit eine Datenarchivierung möglich ist.

Betroffene Unternehmen erkennen und beachten diese Anforderung jedoch oft nicht. Daher sollte man bereits jetzt beim Kauf einer neuen Registrierkasse, einer Waage mit Registrierkassenfunktion sowie Taxameter und Wegstreckenzähler darauf achten, dass diese Geräte eine solche Funktion bieten.
Geräte, welche diese Anforderungen nicht erfüllen, dürfen nur bis zum 31.12.2016 eingesetzt werden!
Unternehmer sollten daher ihre Geräte nachrüsten lassen oder bei einem Neukauf auf entsprechende Funktionen achten.

Sollte diese Anforderung nicht beachtet werden, kann es dazu führen, dass die Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung die Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwirft. Grundsätzlich muss zwar keine elektronische Registrierkasse geführt werden, bei Einsatz eines solchen Gerätes, ist das Einhalten der formellen Vorschriften erforderlich. Einzuhalten sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

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