Wie viele Rechnungen werden wir wohl in unserem Leben schon in den Händen gehalten haben?

Ich denke unzählig viele. Bei jedem Einkauf bekommt man eine Neue. Ob im Lebensmitteldiscounter um die Ecke oder bei der Bestellung des Notebooks im Internet. Der größte Teil davon kann nach kurzer Zeit entsorgt werden. Oder wer besitzt die Rechnung von der Gans noch, die es vor 2 Jahren am Heiligen Abend gab? 

Für Privatpersonen sind dies Belege meist nur für Reklamationszwecke interessant, doch für Unternehmer ist dies eine völlig andere Sache. 

Die Belege müssen 10 Jahre im Rahmen der Buchführung aufbewahrt werden (§ 257 HGB). Doch wie muss eine ordentliche Rechnung aussehen? Besonders wichtig ist das bei den Eingangsrechnungen, da von dort die Vorsteuer gezogen werden kann, aber auch nur, wenn die Rechnung ordnungsgemäß ist. 

Folgende Punkte sollte die Rechnung enthalten, damit es später bei einer möglichen Betriebsprüfung keine Probleme mit dem Finanzamt gibt: 

• vollständiger Name und Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers,
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Rechnungsnummer,
• die Menge und Art der gelieferten Gegenstände,
• der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• das Entgelt sowie vereinbarte Minderungen des Entgeltes (z. B. Skonto oder Rabatte),
• der Steuersatz und der Betrag der Steuer der auf das Entgelt entfällt sowie gegebenenfalls einen Hinweis auf Steuerbefreiungen und
• eventuelle Aufbewahrungspflichten. (§ 14 (4) UStG) 

Eine Ausnahme gibt es und zwar bei so genannten Kleinbetragsrechnungen. Diese haben einen maximalen Wert von 150,00 € (vor dem 1.1.2007 bis 100,00 €). Bei diesen ist es möglich nur den Steuersatz (7% oder 19%) anzugeben und nicht den Steuerbetrag. 

Doch welche Möglichkeiten habe ich als Unternehmer, wenn eine meiner Rechnung nicht ordnungsgemäß laut Gesetz ist und ich aber unbedingt die Vorsteuer in Anspruch nehmen möchte? 

Da gibt es nur einen einfachen Weg, den Geschäftspartner bitten die Rechnung neu und nun auch richtig auszustellen. Laut dem R 188a (3) Umsatzsteuerrichtlinie (UStR) ist der Rechnungsaussteller dazu verpflichtet die Rechnung auf Wunsch des Unternehmers zu ändern. 

Wenn man also ein bisschen darauf achtet, klappt das auch ganz bestimmt mit dem Vorsteuerabzug und erspart bei der nächsten Betriebsprüfung eine Menge Ärger.

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