Das Erstellen von Rechnungen muss nicht immer auf Papier erfolgen. Als PDF-Datei ist dies auch schnell, komfortabel und kostengünstig möglich. Damit diese allerdings gesetzeskonform sind, müssen einige Dinge beachtet werden!
Eine Rechnung im PDF-Format spart Kosten für Druck, Papier, Umschlag und Porto. Zudem wird die Rechnung per E-Mail viel schneller versendet. Der Vorteil davon liegt also auf der Hand!
Damit eine solche Rechnung auch gültig ist, muss diese den Vorgaben des §14 UStG entsprechen. Dabei wird die Herkunft und Unversehrtheit einer elektronischen Rechnung durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet (§14 Abs. 3 UStG). Diese Vorgaben werden durch eine elektronisch signierte PDF-Rechnung, welche mit einem qualifizierten Zertifikat mittels einer geprüften und bestätigten SmartCard erzeugt wurde, erfüllt. 
Die digitale Signatur lässt sich mit der eigenhändigen Unterschrift vergleichen und übernimmt im elektronischen Datenaustausch die Echtheitsüberprüfung. Damit ein Unternehmer diese digitale Unterschrift leisten kann, muss er bei der zuständigen Zertifizierungsstelle (Trust Center) ein individuell für seine Person generiertes Schlüsselpaar beantragen, welches aus einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel besteht. Der private Schlüssel wird dem Unternehmer auf einer Chipkarte übergeben, womit der Inhaber die elektronische Signatur erzeugen kann. Der öffentliche Schlüssel dient dem Rechnungsempfänger als Echtheitsprüfung der digitalen Signatur des Dokumentes.
Bei der Erstellung der PDF-Rechnung bildet der Computer mit der Chipkarte eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen. Der gleiche Inhalt der Rechnung führt dabei immer zur identischen Kombination. Aus dieser und dem privaten Schlüssel wird nun die digitale Signatur erstellt. Der Rechnungsempfänger überprüft die Signatur nun in umgekehrter Reihenfolge, in dem er mit dem öffentlichen Schlüssel die Kombination erzeugt. Die beiden Kombinationen werden verglichen und bei Übereinstimmung ist sichergestellt, dass die PDF-Rechnung nach der Signierung nicht mehr verändert wurde. Das alles geschieht automatisiert durch verschiedene Routinen.
Der Einsatz elektronischer Rechnungen im PDF-Format bietet für beide Seiten Vorteile. Für den Rechnungsersteller spart dies Zeit sowie Kosten und der Vorgang kann in Unternehmens-interne Verfahren integriert werden. Der Rechnungsempfänger kann die PDF-Rechnung gleich papierlos archivieren und durch die elektronische Signatur ist die Echtheit und Unversehrtheit sichergestellt.
Allerdings ist dieses Verfahren nicht kostenlos, da der Unternehmer ein Kartenlesegerät (ca. 30 € bis 150 €), eine Chipkarte mit dem privaten Schlüssel und eine Signatursoftware (ca. 30 € bis 140 €) benötigt. Zudem können monatliche Gebühren für Signaturlizenzen anfallen.
Für ein Unternehmen mit einer sehr großen Menge an Rechnungen lohnt sich der Aufwand und die Fixkosten auf jeden Fall, weil damit Kosten für Porto und Verpackung entfallen.
Digital erhaltene Rechnungen sind somit genauso zu behandeln, wie konventionell ausgedruckte Papier-Rechnungen. Die geltende Aufbewahrungsfrist (§14b UStG) von 10 Jahren ist einzuhalten.
Zudem ist zu beachten, dass der Unternehmer mit dem bloßen Ausdrucken einer PDF-Rechnung keine gültige Eingangsrechnung erhält. Es ist hiervon also kein Vorsteuerabzug gemäß §15 Abs. 1 UStG zulässig. Der Empfänger muss die digitale Signatur vor Geltendmachung der Umsatzsteuer prüfen, diese Prüfung dokumentieren und das PDF gemeinsam mit Signatur und Prüfprotokoll gemäß der Aufbewahrungsfrist elektronisch archivieren. Für das Finanzamt ist nur die PDF-Datei mit Signatur ein relevantes Rechnungsdokument. Der Rechnungsempfänger muss sie ihm auf Anfrage bereitstellen, die erfolgreiche Signaturprüfung nachweisen und sie gegebenenfalls noch einmal durchführen können.
Fotos: © Rainer Sturm, pauline, RainerSturm / PIXELIO
Rubrik: Buchhalterkurse, Buchhaltung online
„Der Empfänger muss die digitale Signatur vor Geltendmachung der Umsatzsteuer prüfen, …“
Was muss der Empfänger konkret tun?
@Wolfgang Krauß:
Der Empfänger kann die PDF-Rechnung im Acrobat Reader öffnen und überprüfen. Voraussetzung dafür ist eine Acrobat-Reader-Version 7.0 oder höher. Diese steht kostenlos im Internet zum Download bereit.
In der geöffneten PDF-Rechnung, welche digital signiert wurde, muss man am linken Rand auf die Registerkarte Unterschriften klicken. Im neu öffnenden Fenster klicken Sie nun mit rechts auf Unterschrieben von… und dann auf Unterschrift prüfen.
Anschließend öffnet sich das Fenster Unterschriftvalidierungsstatus und Sie klicken auf Unterschriftseigenschaften.
In dem geöffneten Fenster nun über den Registerkare Übersicht auf Zertifikat anzeigen klicken. Darin können Sie die Details des Zertifikats und der digitalen Signatur prüfen.
Nun öffnet sich das Fenster Zertifikatanzeige. Dort über die Registerkarte Vertrauenswürdigkeit auf den Button Den vertrauenswürdigen Identitäten hinzufügen… klicken. Die abschließende Sicherheitsfrage mit OK bestätigen. Jetzt den Acrobat Reader und die PDF-Rechnung schließen und neu öffnen.
Nun erneut die Registerkarte Unterschriften öffnen. Wenn sich jetzt vor Unterschrieben von… ein grüner Haken befindet, ist die Unterschrift gültig.
Im Internet gibt es auch einige Seiten, welche die digitalen Signaturen von PDF-Dokument überprüfen, z.B. bietet GMX einen solchen Service an.