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Ein Projekt – 70% kürzere Prozesszeit

David Schüppel — Mon, 30 Jan 2012 07:30:35 +0000

Stellen Sie sich vor, Sie müssen in Ihrem Job in acht Stunden 19 Hausbesuche durchführen. Selbst wenn wir von einem günstigen Fall ausgehen, dauern allein die Wege von Kunde zu Kunde im Durchschnitt vier Minuten. Von Ihren acht Stunden sind nun ca. eine Stunde und zehn Minuten bereits verbraucht. In der verbleibenden Zeit beschäftigen Sie sich im Durchschnitt acht Minuten pro Kunde mit der Dokumentation Ihrer erbrachten Leistungen. Wieder sind zwei Stunden und 30 Minuten vergangen, ohne dass Sie Ihrer eigentlichen Tätigkeit nachgehen konnten. Im günstigsten Fall bleiben Ihnen nun noch 14 Minuten, um Ihre Arbeit zu machen. Am Ende das Monats müssen diese Leistungsdokumentationen ausgewertet werden. Dies beschäftigt die Büromitarbeiter bei ca. 120 Kunden etwa vier bis fünf Arbeitstage.

Das ist Alltag bei ambulanten Pflegediensten. Doch dort stehen die Menschen im Mittelpunkt. Menschen, die Pflege benötigen und Gesellschaft brauchen. Der Unternehmer ist also in einer Zwickmühle. Wie können die besonderen moralischen Anforderungen erfüllt werden ohne dabei die betriebswirtschaftlichen Fakten aus den Augen zu lassen? Wie kann die maximale Zeit für die Patienten gewonnen werden, ohne unwirtschaftlich viel Personal einstellen zu müssen? Ein Schlüssel liegt in der Effizienz der Datenerfassung.

Ausgangssituation
Ein vorgegebenes Fomular zur Erfassung von Leistungsdaten soll digitalisiert werden. Das analoge Formular wird für die Abrechnung gegenüber den Krankenkassen benötigt und muss während des gesamten Leistungszeitraums (ein Monat) beim Patienten zu Hause liegen.

Lösung
Die Erfassung mit Hilfe eines digitalen Stiftes ermöglicht die Digitalisierung der handschriftlichen Leistungserfassung in Echtzeit. Die so erfassten Daten werden sofort via UMTS übertragen. So ensteht parallel zum analogen Dokument ein digitales Spiegelbild, welches sicher in der Cloud abgelegt wird und so orts- und zeitunabhängig verfügbar ist. Gleichzeitig werden die erfassten Daten als Datensatz zur Verfügung gestellt. Eine Weiterverarbeitung ist so ohne umständliches Abschreiben und ohne Medienbruch möglich. Die Daten sind sozusagen schon auf dem Papier digital. Dadurch konnte bei der Auswertung der Daten eine Zeitersparnis von etwa 70% erreicht werden. Nebenbei wurde die Fehlerquote deutlich gesenkt, da falsches Abschreiben ausgeschlossen und das Dokument auch während des Abrechnungszeitraums zur Qualitätskontrolle verfügbar ist.

Alles in allem eine sehr interessante Anwendung, um Dokumente sofort beim Erfassen zu digitalisieren und so einen zusätzlichen Prozesschritt (Scannen) zu sparen. Außerdem ist das „Scannen“ in Echtzeit bei der Erkennung von Handschriften und handschriftlichen Symbolen dem üblichen Scannen deutlich überlegen. So können bereits auf dem Papier Steuerungselemente (etwa Checkboxen) angebracht werden, welche den späteren Workflow direkt beeinflussen können (z.B. Weiterverarbeitung von Besuchsberichten), ohne dass eine Person manuell eingreifen muss.

Für Fragen stehen wir jederzeit und gern zur Verfügung. Wir sind gespannt auf Ihr Feedback.

Foto: © Rolf van Melis / pixelio.de

eRechnungswesen – Porto sparen und Büroaufwand minimieren

Andrea Runkel — Wed, 28 Dec 2011 09:06:37 +0000

Informationsveranstaltung bei KOLDI über gesetzliche Vorgaben und technische Möglichkeiten

Nutzen Sie die Vorteile des elektronischen Rechnungswesen und minimieren Sie Ihre Kosten.

In einer Vortragsreihe stellen wir Ihnen vor wie es gehen kann.

Wann: 25. Januar 2012, 17 Uhr

Wo: HausPatmos (Patmosweg 60, 57078 Siegen)

Anmeldungen bitte per E-Mail an afritz@koldi.de

Standortwechsel für KOLDI Leipzig

Andrea Runkel — Tue, 27 Dec 2011 08:29:11 +0000

Ab dem 02.01.2012 ist die KOLDI-Niederlassung in Leipzig in den Räumen des Business & Innovation Centers (BIC) Leipzig ansässig. KOLDI-Interessierten sind die Räumlichkeiten des BIC bereits bekannt durch die Themeninsel, die am 25. Oktober 2011 dort veranstaltet wurde. Schauen auch Sie bei uns vorbei.

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Weihnachtsgrüße

Andrea Runkel — Fri, 23 Dec 2011 09:42:06 +0000

Gerne blicken wir zurück auf ein fast abgelaufenes Jahr 2011, in dem wir eine gute Zusammenarbeit mit Ihnen haben durften. Für Ihr Vertrauen und das faire Miteinander bedanken wir uns sehr herzlich!

Für das neue Jahr wünschen wir alles Gute, Gesundheit, Gelingen bei allen Ihren Vorhaben und Gottes Segen für Sie persönlich, Ihre Familie und Ihr Unternehmen.

Ihre KOLDI- und KOLDITAX-Gruppe

Praxisbroschüre mit Anwenderberichten zum Thema „Auslagerung von IT-gestützten sicheren Geschäftsprozessen“ veröffentlicht

Andrea Runkel — Wed, 21 Dec 2011 11:40:55 +0000

Ausgehend von einer Darstellung der Arbeitsweise dreier Unternehmen, befasst sich die Broschüre mit der Prozessauslagerung kleiner und mittelständischer Unternehmen mithilfe von sicherer IT-Unterstützung.

Das erste Praxisbeispiel gibt einen Einblick in die Optimierung und Auslagerung der Rechnungsdatenerfassung eines Pflegedienstes. Zwei weitere Praxisbeispiele aus Industrie- und Dienstleistungsunternehmen beschreiben die Auslagerung des Zahlungsverkehrs durch Einsatz einer sicheren und zertifizierten IT-Lösung. In Interviews erläutern die Praxispartner Ihre Beweggründe zur Prozessauslagerung und die sicherheitsrelevanten Themen wie zum Beispiel Datenschutz und Datensicherheit, die wichtige Entscheidungskriterien bei der Wahl des Dienstleisters waren. Von der Ausgangssituation bis hin zum Ergebnis werden so hilfreiche Informationen direkt aus der Praxis weitergegeben.

Diese Praxisbroschüre ist von der SAGeG im Rahmen des BMWi/NEG-Verbundprojektes „Sichere E-Geschäftsprozesse in KMU und Handwerk“ erstellt worden. Sie steht unter www.kmu-sicherheit.de kostenfrei zum Download zur Verfügung.

Unternehmersprechstunde in Altenstadt

Andrea Runkel — Thu, 15 Dec 2011 09:12:14 +0000

KOLDI lud am vergangenen Dienstag in Altenstadt ein zum Thema „Der Wechsel von einer Einzelfirma in eine Unternehmergesellschaft / GmbH“. Die Info-Veranstaltung mit Referent Rechtsanwalt Jürgen Rauh war eine gelungene Premiere.

Unternehmer aus der Region erhielten Informationen über die Vorteile der verschiedenen Gesellschaftsformen. Anschließend nahmen die Teilnehmer die Gelegenheit wahr, ganz individuelle Fragen an Jürgen Rauh zu richten und erhielten fachlich fundierte Antworten. Eine Veranstaltung, die zur Nachahmung einlädt!

Altenstadter Bürgermeister zu Besuch bei KOLDI

Andrea Runkel — Thu, 08 Dec 2011 08:20:56 +0000

Unsere Kollegin G. Kusenberg aus Altenstadt freute sich in der vergangenen Woche über einen Überraschungsbesuch von Bürgermeister Norbert Syguda im KOLDI-Büro. Er war während der WIN in Wetterau auf KOLDI aufmerksam geworden und wollte sich im KOLDI-Büro in aller Ruhe erklären lassen was hinter dem in der Region ansässigen Unternehmen steckt. In einem ungezwungenen, aber intensiven Gespräch durfte unsere Kollegin dem interessierten Bürgermeister die Dienstleistungen und das System von KOLDI erläutern. Dieser war sichtlich beeindruckt von der Lösung, die KOLDI kleinen und mittleren Unternehmen bietet.

Umfangreiches Praxishandbuch zu IT- und Informationssicherheit veröffentlicht

André Barth — Mon, 05 Dec 2011 08:56:53 +0000

IT-gestützte Prozesse gewinnen zunehmend an Bedeutung für kleine und mittlere Unternehmen. Oftmals werden die KMU-Betriebe gezwungen, diese Prozesse von Geschäftspartnern zu übernehmen – Stichwort „elektronische Rechnung“ – oder aber das Unternehmen führt diese Prozesse selbst ein.

Dabei unterstützt das BMWi/NEG-Verbundprojekt „Sichere E-Geschäftsprozesse in KMU und Handwerk“ seit mehr als fünf Jahren kleine und mittlere Unternehmen sowie Handwerksbetriebe mit einem neutralen und kostenfreien Informationsangebot, um die Sicherheitskultur mit verträglichem Aufwand zu verbessern. Bis heute wurden so bereits mehr als 100 kostenfreie Publikationen veröffentlicht.

Dazu gehören Informations- und Praxisbroschüren, branchenspezifischen Handlungsanleitungen, Sicherheitstipps und Checklisten. In dem neuen Praxishandbuch IT- und Informationssicherheit stehen die wichtigsten Materialien der letzten Jahre rund um das Thema IT- und Informationssicherheit gebündelt zur Verfügung:

Sensibilisierung der Mitarbeiter
IT-Sicherheit – Vorsorge und Nachsorge
Datensicherung
Sichere E-Mail-Kommunikation
Sichere Online-Transaktionen,
Sichere digitale Kommunikation und Nutzung von Social Media
Mobile Sicherheit
Sichere E-Geschäftsprozesse

Dieses Praxishandbuch steht Ihnen kostenfrei auf der Website des ECC als Download (27,6 MB) zur Verfügung.

Marketing – Nur für Dünnbrettbohrer! Oder doch nicht?

David Schüppel — Mon, 14 Nov 2011 09:06:25 +0000

Mitunter wird auf die „Kollegen vom Marketing“ etwas abschätzig geblickt und in den Ohren so manches Unternehmenslenkers klingt Marketing fast wie ein Schimpfwort. Sogar an der Uni gilt der Schwerpunkt Marketing beim BWL-Studium als Dünnbrettbohrervariante. Dort muss man sich schließlich nicht wie im Rechnungswesen mit den harten Zahlen der Realität, oder wie in der Logistik mit handfesten Materialströmen herumschlagen. Marketing braucht man allenfalls in großen Unternehmen, aber nicht in kleinen und schon gar nicht im Handwerksbetrieb. Ich lehne mich mal weit aus dem Fenster und sage: „Doch, denn wer kein Marketing betreibt, hält nicht lang durch.“ Warum ich so denke, möchte ich gern begründen.

Marketing kommt von „Markt“ bzw. am Markt agieren oder sich am Markt orientieren. Märkte gibt es viele, der Absatzmarkt ist nur einer davon. Mitarbeiter findet man auf dem Arbeitsmarkt und Lieferanten auf dem Lieferantenmarkt, nur um mal einige andere Beispiele zu nennen. Diese Märkte wollen entsprechend ihrer Anforderungen bedient werden, welche es vorerst herauszufinden gilt. Es gibt für das Marketing also zwei Richtungen.

Vom Markt ins Unternehmen

Diese Richtung wird klassisch als Marktforschung bezeichnet. Nun klingt das etwas zu wissenschaftlich, um für kleine Unternehmen relevant zu sein. Dabei ist es in erster Linie nichts weiter, als herauszufinden, was unser Marktgegenüber wirklich will. Dies kann im Falle von Siemens mit einer Marktforschungsabteilung oder einfach mit einem Gespür für den Kunden geschehen. Es gilt zu beobachten was der Kunde jetzt will, aber auch was er in Zukunft möchte. Wir haben in den letzten Wochen drei Themeninseln zum Thema „Marketing“ veranstaltet. Überall wurde uns bestätigt, dass jeder unternehmerisch denkende Mensch, dies verinnerlicht hat und bewusst oder unbewusst so handelt.

Vom Unternehmen in den Markt

Wenn ich jetzt weiß, was ich anbieten soll, muss ich „nur“ noch das richtige Angebot schaffen. Dabei spielt das Produkt selbst inkl. Verpackung und Optik eine Rolle, ebenso wie der Preis, die Vertriebswege und die Kommunikation. Passt dies zu den Anforderungen des Marktes, dann steht dem Erfolg im Prinzip nichts mehr im Wege.

Marktanforderungen		Angebot der Unternehmens
Produkt	=	Produkt
Preis	=	Preis
Vertriebswege	=	Vertriebswege
Kommunikation	=	Kommunikation

Aus unseren Themeninseln ist mir ein kleines Praxisbeispiel in Erinnerung geblieben. Ein Elektromeister, der sich vor Kurzem selbstständig gemacht hat, erzählte folgende Geschichte. Er bewarb sich um einen Auftrag für die Anbringung der Elektroinstallation eines Hauses. Der letztendliche Zuschlag war von einem kleinen Detail abhängig. Unser Elektromeister gab seinem Kunden einen Hinweis, wie er die Schalter besser anordnen könne. Der Kunde wollte also nicht die bloße Installation, er wollte auch eine Beratung. Das wird nicht immer offen so gesagt, sondern erfordert eine ganze Menge Intuition. Diese Geschichte zeigt anschaulich, wie wichtig das richtige Kundengespür zur richtigen Zeit ist.

Es geht um nichts weiter, als die Zukunft des Unternehmens

Unabhängig vom richtigen Gespür für die Kundenbedürfnisse, ist es wichtig aktuelle Trends und Marktentwicklungen zu erkennen und für sich zu nutzen. Um beim Beispiel des Elektromeisters zu bleiben, kann der Trend in Richtung intelligente Hausvernetzung gehen. Für ihn wäre es in diesem Fall sinnvoll mit seinem Diennstleistungsangebot dem Trend zu entsprechen. Woody Allen hat mal gesagt „Ich denke viel an die Zukunft, weil das der Ort ist, wo ich den Rest meines Lebens zubringen werde.“ Für Unternehmer könnte man sinngemäß so umformulieren: „Ich denke viel an die Zukunft, weil ich auch dort noch Geld verdienen will.“ Marketing bzw. die Erforschung und Nutzung von Entwicklungstrends sind also die Grundlage für zukünftigen Erfolg.

Aus diesen Gründen ist es für jeden Unternehmer wichtig, sich mit den Kunden der Gegenwart zu beschäftigen, um sein aktuelles Angebot auf den Markt auszurichten. Ebenso wichtig ist die Beschäftigung mit den Kunden der Zukunft, um erfolgreich bleiben zu können.

Machen Sie sich Gedanken wie sie diese Marketingziele am Besten erreichen und in ihrem Unternehmen umsetzen können! Es lohnt sich dies systematisch zu tun.

2. KOLDI-Kaffeeklatsch in Siegen

Michaela Münker — Thu, 10 Nov 2011 06:30:48 +0000

Unter dem Motto „Aber bitte mit Sahne“ fanden sich am 12. Oktober 2011 die KOLDI-Anwenderinnen aus dem Einzugsgebiet der Siegener Niederlassung zum KOLDI-Kaffeeklatsch im Haus Patmos ein. Auf den Tag genau ein Jahr nach der ersten Veranstaltung dieser Art zog es wieder sieben Damen an den KOLDI-Kaffeetisch, wo es bei Kaffee, Kuchen und anderen Leckereien zu einem gemütlichen Austausch mit Gleichgesinnten kam. Zudem hatten die Teilnehmerinnen die Möglichkeit, sich über die neuesten Entwicklungen aus dem Hause KOLDI zu informieren. Neben den KOLDI-Bienen und deren Ausstattung sowie der KOLDI-Box, wurde auch ein Einblick in aktuelle Projekte der Entwicklungsabteilung gegeben. Ein Fachvortrag zum Thema „Formvorschriften für Rechnungen, Kleinbetragsrechnungen und Elektronischer Rechnungsaustausch“ von Dipl.-Kfm. Matthias Wilhelm – Mitarbeiter der KOLDITAX Treuhand GmbH – rundeten den Nachmittag ab.
Noch lange nach Ende der offiziellen Veranstaltungszeit saßen die Damen zusammen und teilten Ihre Erfahrungen (nicht nur) über KOLDI. „Ein informativer Nachmittag, der dazu auch noch viel Freude bereitet hat. Gerne nehme ich an so etwas wieder teil und bringe dann auch meine Assistentin mit“, so eine der Teilnehmerinnen in einem rückblickenden Gespräch diese Woche. Auch die Organisation hat wieder viel Spaß gemacht und wir freuen uns schon jetzt auf die nächste Veranstaltung dieser Art.