Am Beispiel einer ausgelagerten Buchhaltung mit Belegarchivierung möchte ich dies kurz skizzieren und im Folgenden die Anforderungen an einen Dienstleister definieren.

Nachgewiesenes Qualitätsmanagement
Ein Qualitätsmanagementsystem, beispielsweise nach ISO 9001, bürgt für eine systematische Einhaltung, Prüfung und Verbesserung der Dienstleistungsqualität. Ich möchte nicht bestreiten, dass nicht auch Dienstleister ohne ISO Zertifizierung Qualitätsarbeit abliefern können, aber mit einem Zertifikat ist dies objektiv und von unabhängiger Stelle bestätigt.

Datenschutz und Datensicherheit
Alle möglichen Vorkehrungen für den Schutz Ihrer Daten sollten vom Dienstleister getroffen worden sein. Beispielsweise müssen alle Mitarbeiter eine Datenschutzerklärung unterschrieben haben. Lassen Sie sich in einem Gespräch erklären wie dies organisiert ist. Ein wichtiger Punkt ist auch der Speicherort. Ist Ihr Dienstleister ein deutsches Unternehmen und werden die Daten in einem Inlandsrechenzentrum gespeichert, dann gelten die strengen deutschen Datenschutzbestimmungen.

GoB, GoBS, GDPdU erfüllt
Diese Regelwerke für die Buchhaltung und die Belegaufbewahrung müssen vom Dienstleister erfüllt sein. Fragen Sie nach!

Revisionssicherheit gewährleistet
Die Revisionssicherheit ist eine wesentliche Grundlage dafür, dass Ihre Belege sicher und entsprechend der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden können. Ein unabhängiger Nachweis ist beispielweise eine Zertifizierung nach PK-DML oder RS FAIT 3. Lassen Sie sich diese Zertifikate zeigen.

Fachliche Anforderungen vorhanden
Erstellen Sie eine Bilanz, ist es zumindest in Frage zu stellen, ob ein Buchhaltungsbüro, welches bisher nur Einnahmen-Überschuss-Rechnungen erstellt hat, Ihre Anforderungen erfüllen kann. Hier hilft ein Blick auf die Referenzen des Dienstleisters.

Backup kann jederzeit erstellt werden / Dateneigentum
Die Daten, welche Sie in Form von Belegen oder Dokumenten im System des Dienstleisters speichern, sollten zu jedem Zeitpunkt Ihr Eigentum sein. Daher sollte auch ein Backup, beispielsweise in Form eines Datenträgers, jederzeit für Sie erstellt werden können.

Verfügbarkeit, Wiederherstellungsfristen, Notfallplan
Solange es keine Probleme gibt, ist alles gut. Sollte jedoch das System ausfallen, muss klar sein innnerhalb welcher Frist der Dienstleister für eine Wiederherstellung zu sorgen hat. Auch die Verfügbarkeitszeiträume müssen vorher definiert sein. Sind Sie Bäcker, dann arbeiten Sie vielleicht in der Nacht. Dann nützt es Ihnen nichts, wenn das System von 1 Uhr bis 5 Uhr nicht erreichbar ist. Dies sollte im Vorfeld geprüft und vertraglich geregelt sein.

Migrationsfähigkeit der Daten
Um keine unnötigen Wechselbarrieren aufzubauen, sollten Sie vorher prüfen, ob Ihre Daten schnell und unkompliziert auf andere Systeme übertragen werden können. Ist dies nicht der Fall, ist der Ärger bei einem Wechselwunsch so gut wie vorprogrammiert.

Mehrmandantenfähigkeit / Nutzerverwaltung
Sollen mehrer Nutzer auf das System zugreifen können, welche vielleicht noch verschiedenen Berechtigungen erhalten sollen, dann muss dies auch möglich sein.

Sie können alle Kriterien in einem Katalog zusammenfassen und jeweils mit einer Punktskala (z.B. von 1 bis 5) versehen. Mit diesem Kriterienkatalog können Sie nun die verschiedenen Dienstleister entsprechend Ihres Eindrucks bewerten. So können Sie objektive Entscheidungen unterstützen.

Einen Hinweis möchte ich aber noch geben. Bei Nachweisen in Form von Zertifikaten kommt es nicht nur auf das Vorhandensein eines solchen an. Es muss auch aktuell sein. Eine im Haus durchgeführte Studie hat gezeigt, dass eben genau dort die Schwachstelle liegt. Besonders im Bereich Zertifizierung der Revisionssicherheit, konnte nur eins von 14 befragten Unternehmen mit einem aktuellen Zertifikat dienen.

Welche Anforderungen an Dienstleister haben Sie? Oder haben Sie vielleicht schon schlechte Erfahrungen gemacht?

Mehr Infos auch unter: http://www.kmu-sicherheit.de/fileadmin/kmu-sicherheit/publikationen/handlungsanleitungen/Revisionssicherheit_im_Belegwesen.pdf

Foto: © Maren Beßler / pixelio.de

Der gesamte technische und organisatorische Prozess, der die digitale Archivierung ermöglicht, die verwendeten Programme, das technische Umfeld, die Verwaltung der Zugriffsrechte, der Qualitätssicherungsprozess, die dazugehörenden Dokumentationen und Protokolle, die Architektur des ganzen etc., kurz: das gesamte KOLDI-System wurde im letzten Jahr vom TÜV-IT turnusmäßig auf Herz und Nieren geprüft und am 12. Oktober 2010 zertifiziert. Dieses Zertifikat gilt bis zum 31.Oktober 2012.

Damit ist gewährleistet, dass KOLDI weiterhin alle Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML) erfüllt, was die gesetzlichen Vorschriften nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vollständig einschließt.

Wenn nun die digitalisierten Belege und Dokumente im KOLDI-Archiv revisionssicher abgelegt und dauerhaft gespeichert werden können, dann lautet die logische Frage: Warum muss der Kunde dann noch ein kostenträchtiges beleghaftes Archiv führen?

Die Antwort ist kurz und knackig – der Kunde muss dies gar nicht mehr tun und spart somit Lager- und Verwaltungskosten!

Das TÜV-Audit wurde dazu genutzt, das KOLDI-System um den Prozess der Aktenvernichtung zu erweitern.
Neben ausführlichen Verfahrensbeschreibungen und der organisatorisch-technischen Vorbereitungen wurden auch die baulichen Voraussetzungen für die kurzfristige Lagerung und die Vernichtung von Dokumenten und Belegen geschaffen. Nachdem kürzlich die Baumaßnahmen in Hohenstein-Ernstthal fertig gestellt wurden, konnte auch das erweiterte Audit erfolgreich abgeschlossen werden.

Damit bietet KOLDI ab sofort seinen Kunden bundesweit an, Buchungsbelege und nicht aufbewahrungspflichtige Dokumente nach dem zertifizierten Verfahren bei KOLDI vernichten zu lassen und so teuren Archivraum einzusparen.

Eine interessante Lösung für Sie? Dann zögern Sie nicht, uns anzusprechen!

Fotos: © Klicker / PIXELIO

Der bisherige Arbeitsablauf sah so aus, dass die mit VelHotel erstellen Rechnungen händisch in Excel-Listen erfasst und an die Finanzbuchhaltung übergeben wurden. Eingetragen wurden darin die Rechnungsnummer, das Datum, der Betrag und der Name des Empfängers. Dabei traten oftmals Eingabefehler bei der Erfassung auf.

Auf Seiten von KOLDI mussten die Belege manuell weiter indiziert und gebucht werden. Durch die Änderung des Umsatzsteuersatzes für Übernachtungen Anfang diesen Jahres wurden dabei umständliche Aufteilungsbuchungen notwendig. Abschließend folgte mit dem Scannen der Rechnungsbelege die digitale Archivierung.

Nun wurde eine Schnittstelle einwickelt, welche den Prozess auf beiden Seiten fast vollständig automatisiert. Der komplette Buchungssatz (inkl. Aufteilungsbuchungen) als auch die Rechnungsbelege (als PDF-Dateien) werden direkt in das KOLDI-System übertragen.

Schema der Schnittstellen-Software: Die Rechnungen werden über einen speziellen Druckertreiber ausgedruckt, welcher sowohl den Papierbeleg erzeugt, als auch den Beleg und die Rechnungsdaten nach KOLDI überträgt.

Damit werden die folgende Arbeitsschritte eingespart:

• Erfassen der Rechnungsdaten in Excel-Listen
• Ergänzen der Kontierungen in den Excel-Listen
• Nachbearbeitung der notwendigen Aufteilungsbuchungen
• Korrektur von Erfassungsfehlern
• Einscannen der Belege zur Archivierung
• Ablage der Belege für die Finanzbuchhaltung

Für die Rechnungsstellung im Hotel ändert sich nichts, da lediglich ein anderer Druckertreiber verwendet werden muss.  Diese ist einfach zu bedienen und sendet die Rechnung sowohl an den Drucker als auch in das KOLDI-System. Der weitere Arbeitsablauf der Angestellten wird dagegen sehr erleichtert, weil das Sortieren, Kopieren und Suchen der Rechnungen entfällt.  Zudem wird durch automatisch erzeugte Berichte mehr Transparenz in die Buchhaltung gebracht, so dass unklare Sachverhalte einfach zu klären sind.

Mit der neuen Schnittstelle ist nun eine tagesaktuelle Finanzbuchhaltung möglich. So ist der Hotelmanager immer auf dem laufenden Stand und behält den Überblick über die laufenden Geschäftsfälle.

Die offizielle Pressemitteilung dazu finden Sie hier.

Fotos: © Carsten Grunwald / PIXELIO

Zu deutsch könnte man den Ausdruck mit „Software als Dienstleistung“ wiedergeben. Er bezeichnet ein recht junges Konzept der Software-Nutzung, deren größte Besonderheit ist, dass Programme nicht mehr gekauft, sondern nur noch gemietet werden. So wird der kostengünstige Einsatz von professioneller Unternehmensoftware ermöglicht, die bislang nur für Großunternehmen erschwinglich war. Gezahlt wird üblicherweise in monatlichen Raten, die vom benötigten Software-Umfang und der Benutzeranzahl abhängen.

Technisch gesehen wird die Software in einem Internetbrowser ausgeführt. So ist sie von jedem Computer und von jedem Standort aus erreichbar. Die Daten werden im zentralen Rechenzentrum des Software-Anbieters gespeichert. Egal, ob Sie sich in Ihrem Büro, auf einer Geschäftsreise oder zu Hause befinden, das Konzept von SaaS erlaubt es Ihnen, von überall aus Ihre Software zu nutzen.

SaaS-Infrastruktur: Die Software wird über das Internet bereitgestellt. Die im zentralen Rechenzentrum gespeicherten Daten sind so von jedem internetfähigen Computer aus erreichbar – weltweit.

Vorteile bei der Nutzung von Software as a Service

Für Sie als Unternehmer hat die Nutzung von Software as a Service handfeste Vorteile:

• Hohe Kostentransparenz: Sie bezahlen nur soviel Software, wie Sie benötigen und können den Kostenaufwand exakt kalkulieren. Teure Software-Lizenzen weichen einer günstigen, monatlichen Rate. Gleichzeitig reduzieren Sie den Hardware-Bedarf in Ihrem Unternehmen und sparen auch an dieser Stelle Ausgaben ein.
• Weltweite Verfügbarkeit: Da die Software keine Installation benötigt und vollständig über den Internetbrowser ausgeführt wird, können Sie von jedem Computer mit Internetanschluss darauf zugreifen.
• Reduzierung des Administrationsaufwands: Das einzige, was Sie zur Ausführung der Software benötigen, ist ein Computer mit Internetzugang. Da die Software im Browser ausgeführt wird, muss sie nicht auf dem Computer installiert werden. Auch das Einspielen von Updates entfällt komplett – dies übernimmt der Software-Anbieter für Sie. So wird die innerbetriebliche IT deutlich entlastet.
• Hohe Datensicherheit: Der Software-Anbieter stellt sicher, dass die Software immer auf dem aktuellen Sicherheitsstand ist. Regelmäßige Backups gewährleisten, dass Ihre Daten nicht verloren gehen und bei Bedarf wiederhergestellt werden können.
• Einfach zu bedienen: Bei der Entwicklung von moderner Software – insbesondere browserbasierter Programme – wird verstärkt Wert auf eine einfache und intuitive Bedienung gelegt. Dadurch reduziert sich der Einführungsaufwand und Sie können schon nach kurzer Zeit produktiv arbeiten.

Einschränkungen von Software as a Service

Zu einer differenzierten Betrachtung von Software a a Service gehört natürlich auch die Darstellung der Einschränkungen. Folgende Punkte sind beim Einsatz von SaaS zu beachten:

• Übertragung über das Internet: Alle Daten werden über das Internet transferiert. Damit kein Unbefugter diese mitlesen kann, müssen die Daten verschlüsselt übertragen werden. Bei KOLDI^® wird zudem ein digitales Zertifikat eingesetzt, wodurch eine höhere Datensicherheit erreicht wird, als es beispielsweise beim Homebanking der Fall ist.
• Abhängigkeit vom Software-Anbieter: Laut o.g. Studie der RWTH Aachen haben viele Unternehmen Bedenken bezüglich einer Abhängigkeit vom Software-Anbieter. Um dem zu begegnen bietet KOLDI^® Ihnen die Möglichkeit, jederzeit Ihre Daten aus dem System zu exportieren – in einem computerlesbaren Format, so dass auch alternative Anwendungen diese wieder importieren können.
• Mangelnde Integrationsfähigkeit: Webbasierte Software weist häufig einen Mangel an Schnittstellen zu anderer Unternehmenssoftware auf. KOLDI^® bietet hier von Hause aus umfangreiche Möglichkeiten zum Import und Export von Daten. Mittels spezieller Schnittstellen-Software lassen sich Daten per Knopfdruck nach KOLDI^® übertragen. Bei Bedarf erarbeiten wir auch individuelle Lösungen um eine problemlose Integration zu ermöglichen.

Fazit

Software as a Service ist ein neues Software-Konzept, bei dem die Anwendungen über den Internetbrowser ausgeführt werden. Insbesondere für kleine Betriebe und Unternehmen mit engem IT-Budget bieten sich hier große Chancen. Neben geringen monatlichen Kosten und weltweiter Verfügbarkeit der Software reduziert sich der Administrations- und Wartungsaufwand im Unternehmen. So ergeben sich erhebliche Einsparungsmöglichkeiten bei gleichzeitigem Einsatz von professioneller Software. Dem gegenüber stehen hohe Anforderungen an die Gewährleistung der Datensicherheit, welche der Software-Anbieter erfüllen muss. Ein gutes Vertrauensverhältnis zum Anbieter ist also unerlässlich.

Software as a Service ist keine Zukunftsmusik mehr. Sichern Sie sich auch heute schon die Vorteile und optimieren Sie Ihre innerbetriebliche IT! Weitere Informationen dazu finden Sie auf der KOLDI^®-Webseite.

Fotos: © Johannes Runkel / KOLDI

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie hier in den nächsten Tagen und Wochen oder auf der KOLDI^®-Website.

Fotos: © KOLDI

Eine Rechnung im PDF-Format spart Kosten für Druck, Papier, Umschlag und Porto. Zudem wird die Rechnung per E-Mail viel schneller versendet. Der Vorteil davon liegt also auf der Hand!

Damit eine solche Rechnung auch gültig ist, muss diese den Vorgaben des §14 UStG entsprechen. Dabei wird die Herkunft und Unversehrtheit einer elektronischen Rechnung durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet (§14 Abs. 3 UStG). Diese Vorgaben werden durch eine elektronisch signierte PDF-Rechnung, welche mit einem qualifizierten Zertifikat mittels einer geprüften und bestätigten SmartCard erzeugt wurde, erfüllt. Die digitale Signatur lässt sich mit der eigenhändigen Unterschrift vergleichen und übernimmt im elektronischen Datenaustausch die Echtheitsüberprüfung. Damit ein Unternehmer diese digitale Unterschrift leisten kann, muss er bei der zuständigen Zertifizierungsstelle (Trust Center) ein individuell für seine Person generiertes Schlüsselpaar beantragen, welches aus einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel besteht. Der private Schlüssel wird dem Unternehmer auf einer Chipkarte übergeben, womit der Inhaber die elektronische Signatur erzeugen kann. Der öffentliche Schlüssel dient dem Rechnungsempfänger als Echtheitsprüfung der digitalen Signatur des Dokumentes.

Bei der Erstellung der PDF-Rechnung bildet der Computer mit der Chipkarte eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen. Der gleiche Inhalt der Rechnung führt dabei immer zur identischen Kombination. Aus dieser und dem privaten Schlüssel wird nun die digitale Signatur erstellt. Der Rechnungsempfänger überprüft die Signatur nun in umgekehrter Reihenfolge, in dem er mit dem öffentlichen Schlüssel die Kombination erzeugt. Die beiden Kombinationen werden verglichen und bei Übereinstimmung ist sichergestellt, dass die PDF-Rechnung nach der Signierung nicht mehr verändert wurde. Das alles geschieht automatisiert durch verschiedene Routinen.

Der Einsatz elektronischer Rechnungen im PDF-Format bietet für beide Seiten Vorteile. Für den Rechnungsersteller spart dies Zeit sowie Kosten und der Vorgang kann in Unternehmens-interne Verfahren integriert werden. Der Rechnungsempfänger kann die PDF-Rechnung gleich papierlos archivieren und durch die elektronische Signatur ist die Echtheit und Unversehrtheit sichergestellt.

Allerdings ist dieses Verfahren nicht kostenlos, da der Unternehmer ein Kartenlesegerät (ca. 30 € bis 150 €), eine Chipkarte mit dem privaten Schlüssel und eine Signatursoftware (ca. 30 € bis 140 €) benötigt. Zudem können monatliche Gebühren für Signaturlizenzen anfallen.
Für ein Unternehmen mit einer sehr großen Menge an Rechnungen lohnt sich der Aufwand und die Fixkosten auf jeden Fall, weil damit Kosten für Porto und Verpackung entfallen.

Digital erhaltene Rechnungen sind somit genauso zu behandeln, wie konventionell ausgedruckte Papier-Rechnungen. Die geltende Aufbewahrungsfrist (§14b UStG) von 10 Jahren ist einzuhalten.
Zudem ist zu beachten, dass der Unternehmer mit dem bloßen Ausdrucken einer PDF-Rechnung keine gültige Eingangsrechnung erhält. Es ist hiervon also kein Vorsteuerabzug gemäß §15 Abs. 1 UStG zulässig. Der Empfänger muss die digitale Signatur vor Geltendmachung der Umsatzsteuer prüfen, diese Prüfung dokumentieren und das PDF gemeinsam mit Signatur und Prüfprotokoll gemäß der Aufbewahrungsfrist elektronisch archivieren. Für das Finanzamt ist nur die PDF-Datei mit Signatur ein relevantes Rechnungsdokument. Der Rechnungsempfänger muss sie ihm auf Anfrage bereitstellen, die erfolgreiche Signaturprüfung nachweisen und sie gegebenenfalls noch einmal durchführen können.

Fotos: © Rainer Sturm, pauline, RainerSturm / PIXELIO

Zusätzlich dazu wird nun an einer automatischen Belegverarbeitung gearbeitet, womit die Buchhaltungsbelege nach dem Einscannen elektronisch ausgelesen und indiziert werden. Eine Qualitätskontrolle durch fachkundige Mitarbeiter findet abschließend statt. Die gesetzlichen Anforderungen (PK-DML – Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen) an ein solches System sind damit erfüllt.

Die Belege werden durch einen Scanner digital erfasst und das so erfasste Dokument nun mit Hilfe einer automatischen Texterkennung (OCR – Optical Character Recognition) durchlaufen. Somit wird der Text im Beleg (z.B. Rechnungsnummer, Summe) für das System lesbar gemacht. Anschließend werden die erkannten Informationen in das KOLDI-System übernommen, überprüft und ggf. korrigiert.

Die Aufgabe besteht nun darin, ein Texterkennungs-System auszuwählen, mit dem eine möglichst hohe Erkennungsrate erreicht wird. Diese kann allerdings nicht 100% erreichen, weil aufgrund vieler verschiedenartiger Belegarten die Erkennung komplizierter wird.

Der Vorteil eines solchen Systems ist die Zeitersparnis für das Unternehmen, weil die Beleg-Daten nicht mehr manuell in das System übernommen werden müssen. Somit bleibt mehr Arbeitszeit für das eigentliche Kerngeschäft des Unternehmens. Weiterhin wird durch die Reduzierung des Papieraufwandes und den automatischen sicheren Austausch von Unterlagen über das Internet die Umwelt geschont, weil Botenfahrten nicht mehr notwendig sind.

Über die fortlaufende Entwicklung dieses Systems halten wir Sie hier im KOLDI-Blog auf dem Laufenden.

Fotos: © tommyS, Claudia Hautumm / PIXELIO