Für den richtigen Durchblick und die fachlich korrekte Abwicklung hier eine Übersicht der wichtigsten Belege und der daraus resultierenden Buchungen am Beispiel der Anschaffung eines LKW für das Betriebsvermögen eines Unternehmens, das umsatzsteuerpflichtige Umsätze tätigt und somit auch zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Die Rechnung über den Kauf:
Hier wird der Nettogesamtpreis, die darauf entfallende Umsatzsteuer und der Bruttobetrag ausgewiesen. Diese Rechnung spiegelt die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten wider, ist Beleg für den Vorsteuerabzug und Grundlage für die Erfassung des Anlageguts in der Finanz- und Anlagenbuchhaltung.

Die Buchung lautet also:
LKW (Nettobetrag)
abziehbare Vorsteuer(-betrag)
an
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Bruttobetrag)

Selbstverständlich sollte sein, dass die Rechnung alle Erfordernisse für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs erfüllt. (s. auch unseren Beitrag von Mirjam Eißner zur Ordnungsmäßigkeit von Rechnungen)

Welche weiteren Kosten können entstehen?
Hier sind zunächst die Zulassungskosten zu nennen, die in der Regel bar beim Straßenverkehrsamt gezahlt werden. Diese Zulassungskosten sind amtliche Gebühren und daher nicht umsatzsteuerpflichtig. D.h. auch, dass kein Vorsteuerabzug daraus resultiert. Allerdings sind die Zulassungskosten mit dem Fahrzeug zu aktivieren (Hinweis auf § 255 Abs. 1 S. 1 HGB: „Anschaffungskosten sind die Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, soweit sie dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können.“)

Die Buchung lautet:
LKW
an
Kasse

Ähnlich verhält es sich mit den Kosten für die Kfz-Schilder, welche jedoch in der Regel umsatzbesteuert sind.
Die zugehörige Buchung lautet:
LKW (Nettobetrag)
abziehare Vorsteuer(-betrag)
an
Kasse (Bruttobetrag)

Beleg für die beiden Vorgänge ist jeweils die ausgestellte Quittung.

Wie wird nun die Zahlung der Verbindlichkeit gebucht?
Ein Beispiel wäre:

Der Zahlungsfluss der Umsatzsteuer an das Autohaus muss selbstverständlich erfasst werden, wir buchen:

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (USt-Betrag)
an
Kasse (oder Bank)

Der Beleg, auf dem das Autohaus bei Barzahlung den Empfang des Geldes quittiert, ist der zugrundeliegende Buchungsbeleg für diesen Vorgang. Bei unbarer Zahlung ist selbstverständlich der Bankauszug mit dem Überweisungsformular der zugehörige Beleg.

Die Tilgung der Verbindlichkeit des Autohauses durch die Bank wird i.d.R. von der Bank mittels einer Abrechnung angezeigt. Diese Abrechnung wird nun zu folgender Buchung führen:

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Nettokaufpreis)
an
Darlehen

Nun sind alle Vorgänge sauber erfasst und die üblichen anschließenden Vorgänge (Darlehenstilgung, Zinszahlungen, Abschreibungen und ggfs. Auflösung von Disagio) können laufend gebucht werden.

Die Besonderheiten, die in Verbindung mit Darlehnsaufnahmen auftreten können, werden wir zu einem späteren Zeitpunkt behandeln.

Fotos: © Maren Beßler, Siegfried Fries / PIXELIO

Eine Rechnung im PDF-Format spart Kosten für Druck, Papier, Umschlag und Porto. Zudem wird die Rechnung per E-Mail viel schneller versendet. Der Vorteil davon liegt also auf der Hand!

Damit eine solche Rechnung auch gültig ist, muss diese den Vorgaben des §14 UStG entsprechen. Dabei wird die Herkunft und Unversehrtheit einer elektronischen Rechnung durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet (§14 Abs. 3 UStG). Diese Vorgaben werden durch eine elektronisch signierte PDF-Rechnung, welche mit einem qualifizierten Zertifikat mittels einer geprüften und bestätigten SmartCard erzeugt wurde, erfüllt. Die digitale Signatur lässt sich mit der eigenhändigen Unterschrift vergleichen und übernimmt im elektronischen Datenaustausch die Echtheitsüberprüfung. Damit ein Unternehmer diese digitale Unterschrift leisten kann, muss er bei der zuständigen Zertifizierungsstelle (Trust Center) ein individuell für seine Person generiertes Schlüsselpaar beantragen, welches aus einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel besteht. Der private Schlüssel wird dem Unternehmer auf einer Chipkarte übergeben, womit der Inhaber die elektronische Signatur erzeugen kann. Der öffentliche Schlüssel dient dem Rechnungsempfänger als Echtheitsprüfung der digitalen Signatur des Dokumentes.

Bei der Erstellung der PDF-Rechnung bildet der Computer mit der Chipkarte eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen. Der gleiche Inhalt der Rechnung führt dabei immer zur identischen Kombination. Aus dieser und dem privaten Schlüssel wird nun die digitale Signatur erstellt. Der Rechnungsempfänger überprüft die Signatur nun in umgekehrter Reihenfolge, in dem er mit dem öffentlichen Schlüssel die Kombination erzeugt. Die beiden Kombinationen werden verglichen und bei Übereinstimmung ist sichergestellt, dass die PDF-Rechnung nach der Signierung nicht mehr verändert wurde. Das alles geschieht automatisiert durch verschiedene Routinen.

Der Einsatz elektronischer Rechnungen im PDF-Format bietet für beide Seiten Vorteile. Für den Rechnungsersteller spart dies Zeit sowie Kosten und der Vorgang kann in Unternehmens-interne Verfahren integriert werden. Der Rechnungsempfänger kann die PDF-Rechnung gleich papierlos archivieren und durch die elektronische Signatur ist die Echtheit und Unversehrtheit sichergestellt.

Allerdings ist dieses Verfahren nicht kostenlos, da der Unternehmer ein Kartenlesegerät (ca. 30 € bis 150 €), eine Chipkarte mit dem privaten Schlüssel und eine Signatursoftware (ca. 30 € bis 140 €) benötigt. Zudem können monatliche Gebühren für Signaturlizenzen anfallen.
Für ein Unternehmen mit einer sehr großen Menge an Rechnungen lohnt sich der Aufwand und die Fixkosten auf jeden Fall, weil damit Kosten für Porto und Verpackung entfallen.

Digital erhaltene Rechnungen sind somit genauso zu behandeln, wie konventionell ausgedruckte Papier-Rechnungen. Die geltende Aufbewahrungsfrist (§14b UStG) von 10 Jahren ist einzuhalten.
Zudem ist zu beachten, dass der Unternehmer mit dem bloßen Ausdrucken einer PDF-Rechnung keine gültige Eingangsrechnung erhält. Es ist hiervon also kein Vorsteuerabzug gemäß §15 Abs. 1 UStG zulässig. Der Empfänger muss die digitale Signatur vor Geltendmachung der Umsatzsteuer prüfen, diese Prüfung dokumentieren und das PDF gemeinsam mit Signatur und Prüfprotokoll gemäß der Aufbewahrungsfrist elektronisch archivieren. Für das Finanzamt ist nur die PDF-Datei mit Signatur ein relevantes Rechnungsdokument. Der Rechnungsempfänger muss sie ihm auf Anfrage bereitstellen, die erfolgreiche Signaturprüfung nachweisen und sie gegebenenfalls noch einmal durchführen können.

Fotos: © Rainer Sturm, pauline, RainerSturm / PIXELIO

Ich denke unzählig viele. Bei jedem Einkauf bekommt man eine Neue. Ob im Lebensmitteldiscounter um die Ecke oder bei der Bestellung des Notebooks im Internet. Der größte Teil davon kann nach kurzer Zeit entsorgt werden. Oder wer besitzt die Rechnung von der Gans noch, die es vor 2 Jahren am Heiligen Abend gab? 

Für Privatpersonen sind dies Belege meist nur für Reklamationszwecke interessant, doch für Unternehmer ist dies eine völlig andere Sache. 

Die Belege müssen 10 Jahre im Rahmen der Buchführung aufbewahrt werden (§ 257 HGB). Doch wie muss eine ordentliche Rechnung aussehen? Besonders wichtig ist das bei den Eingangsrechnungen, da von dort die Vorsteuer gezogen werden kann, aber auch nur, wenn die Rechnung ordnungsgemäß ist. 

Folgende Punkte sollte die Rechnung enthalten, damit es später bei einer möglichen Betriebsprüfung keine Probleme mit dem Finanzamt gibt: 

• vollständiger Name und Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers,
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Rechnungsnummer,
• die Menge und Art der gelieferten Gegenstände,
• der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• das Entgelt sowie vereinbarte Minderungen des Entgeltes (z. B. Skonto oder Rabatte),
• der Steuersatz und der Betrag der Steuer der auf das Entgelt entfällt sowie gegebenenfalls einen Hinweis auf Steuerbefreiungen und
• eventuelle Aufbewahrungspflichten. (§ 14 (4) UStG) 

Eine Ausnahme gibt es und zwar bei so genannten Kleinbetragsrechnungen. Diese haben einen maximalen Wert von 150,00 € (vor dem 1.1.2007 bis 100,00 €). Bei diesen ist es möglich nur den Steuersatz (7% oder 19%) anzugeben und nicht den Steuerbetrag. 

Doch welche Möglichkeiten habe ich als Unternehmer, wenn eine meiner Rechnung nicht ordnungsgemäß laut Gesetz ist und ich aber unbedingt die Vorsteuer in Anspruch nehmen möchte? 

Da gibt es nur einen einfachen Weg, den Geschäftspartner bitten die Rechnung neu und nun auch richtig auszustellen. Laut dem R 188a (3) Umsatzsteuerrichtlinie (UStR) ist der Rechnungsaussteller dazu verpflichtet die Rechnung auf Wunsch des Unternehmers zu ändern. 

Wenn man also ein bisschen darauf achtet, klappt das auch ganz bestimmt mit dem Vorsteuerabzug und erspart bei der nächsten Betriebsprüfung eine Menge Ärger.

Fotos: © J2theC / PIXELIO

Entscheidend für die Buchung ist das von der Bank aufgedruckte Buchungsdatum. Das Wertstellungsdatum dient lediglich der Bank zur Ermittlung von Gebühren und Zinsen.

Einen Stilbruch findet man sehr oft in der Praxis bei Monatswechseln, wenn die Kontoführungsgebühren für den abgelaufenen Monat zu Beginn des neuen Monats vom Bankkonto abgebucht werden. Viele Buchhalter neigen dann dazu die Kontoführungsgebühren noch per Datum Monatsletzter zu erfassen, da sie dort wirtschaftlich zugehörig sind. Dies führt jedoch zu einem falschen Kontostand des Bankkontos zum Stichtag.

Möchte man  eine korrekte Erfassung der Aufwendungen gewährleisten, so bleibt mir nichts anderes übrig als im Entstehungsmonat der Kosten eine sonstige Verbindlichkeit zu bilden, die bei Abbuchung vom Bankkonto dann wieder aufgelöst wird.

Bei konstanten Kosten lohnt sich der Aufwand unterjährig meist nicht, sodass dieser Aufwand typischer Weise nur zum Jahreswechsel vorgenommen wird. Dieses gilt selbstverständlich nur für bilanzierende Unternehmen. Moderne Buchhaltungssysteme bieten die Möglichkeit die Kontobewegungen in elektronischer Form zu importieren und (teil-)automatisiert zu verarbeiten. Die Problematik der richtigen Wahl des Datums entsteht dann nicht, da das richtige Buchungsdatum von der Bank mitgeliefert wird.

Beispiel:

03.03. ist das Buchungsdatum

29.02. ist das Enddatum der Leistungserbringung

30.02. ist das Wertstellungsdatum

Kreditinstitute arbeiten grundsätzlich mit 360 Zinstagen, d.h. jeder Monat (auch der Februar) hat 30 Tage.

Fotos: © KOLDI

Nehmen wir an, die Quittung der Tankstelle trägt das Datum 09.08. und der Inhaber der Firma legt den Belege am 11.08. der Person im Unternehmen vor, die die Kasse führt. Am gleichen Tag findet auch die Barauszahlung des Betrages an ihn statt. Im Kassenbuch zu erfassen ist die tatsächliche Geldbewegung. Das bedeutet konkret, dass die Ausgabe über 50,00 € am 11.08. und nicht bereits am 09. oder 10.08. im Kassenbuch zu erfassen ist.
Gleiches gilt natürlich auch, wenn es Belege sind, die noch das Datum eines Vormonats oder gar des Vorjahres tragen. Unabhängig davon sind selbstverständlich bei bilanzierenden Unternehmen Aufwendungen und Erträge in dem Zeitraum zu erfassen, indem sie entstanden sind. Dies bedeutet insbesondere bei jahresübergreifenden Bewegungen (Beleg aus 2008, Auszahlung erst in 2009), dass wir im alten Jahr keine sonstige Verbindlichkeit zu bilden haben, die durch Auszahlung aus der Kasse im neuen Jahr wieder ausgelöst wird. Dies führt zu folgenden Buchungen:

 Altes Jahr:

 Neues Jahr:

Fotos: © Harald Wanetschka / PIXELIO

 Beispiel:

Um dieses zu verhindern gibt es in der Finanzbuchhaltung das Konto Geldtransit, das sich im Kontenrahmen bei den Finanzkonten wieder findet. Für das Beispiel nehmen wir an, dass die Tageseinnahme von 1.200,00 € bar abends aus der Kasse entnommen und in den Nachttresor der Bank gebracht wird. Die Gutschrift auf dem Bankkonto erfolgt erst am nächsten Tag. Dieser Vorgang führt zu folgenden Buchungen:

Fotos: © Viktor Mildenberger / PIXELIO

Ich würde also für die Abarbeitung der Finanzbuchhaltungsbelege folgende Reihenfolge vorschlagen: 

1. Ausgangsrechnungen
2. Eingangsrechnungen
3. Kassenbelege
4. Bankbuchungen
5. Wiederkehrende Buchungen (kalkulatorische Abschreibungen u.a.)
6. Korrekturbuchungen

Deutlich machen möchte ich den Sinn dieser Reihenfolge an einem konkreten Beispiel: 

Kauf eines Pkw gegen Rechnung für 30.000,00 € zzgl. 19% USt gleich 5.700,00 €, in Summe 35.700,00 €. Die Gebühren der Zulassungsstelle und die Kfz-Kennzeichen werden am gleichen Tag vor Ort bezahlt. Es handelt sich hier um 20,00 € Zulassungsgebühr ohne Umsatzsteuer und 23,80 € für die Kfz-Schilder (inkl. 19% USt). Zunächst einmal ist die Rechnung des Autohauses wie folgt zu buchen:

Die beiden Kassenbelege für die Zulassungsgebühren und die Kfz-Schilder sind in der Kasse wie folgt zu erfassen:

Die Zahlung der Eingangsrechnung über den Pkw ist dann im Rahmen der Bankbuchung zu erfassen:

Aus betriebswirtschaftlichen Gründen macht es Sinn, hier bereits eine kalkulatorische Abschreibung zu erfassen, damit das monatliche Ergebnis der betriebswirtschaftlichen Auswertung dem des Jahresabschlusses schon recht nahe kommt. Da bisher kein Pkw im Betriebsvermögen war, ist eine neue wiederkehrende Buchung (monatliche Dauerbuchung) einzurichten. In der Folge wird also jeden Monat folgende Buchung durchgeführt:

Damit wären die laufenden Geschäftsvorfälle erfasst. Eine qualifizierte Kontrolle z.B. durch den betreuenden Steuerberater kann dazu führen, dass evtl. bereits unterjährig Fehler in der Buchhaltung behoben werden. Diese vorgeschlagenen Korrekturen des Steuerberaters können nun in einem letzten Schritt vorgenommen werden, bevor die Auswertung der Buchhaltung den Entscheidungsträgern vorgelegt wird. Ebenfalls erst nach dieser Durchsicht sollte die Umsatzsteuervoranmeldung (sofern erforderlich) an das Finanzamt übermittelt werden.

Fotos: © Stephanie Hofschlaeger / PIXELIO

Definitionen von Wikipedia:
Debitoren: „[…]in der Debitorenbuchhaltung: Der Vertragspartner, für den eine Leistung erbracht wird und dem gegenüber deshalb eine Forderung aus Lieferungen und Leistungen besteht.[…]“

Kreditoren: „[…]Gläubiger (Kreditgeber) […] durch gegen offene Rechnung erfolgte Lieferung und/oder Leistung […]“

Warum Personenkonten?
Müssen Umsätze und Aufwendungen zu dem Zeitpunkt erfasst werden, zu dem sie entstehen (Bilanzierung), so lauten die Gegenkonten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ und „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“.
In Unternehmen, die über einen größeren Kunden- und/oder Lieferantenstamm verfügen, ist es in der Regel jedoch üblich, Personenkonten einzurichten. Nur so ist es oftmals möglich den Überblick über die Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber bestimmten Kunden oder Lieferanten zu behalten. So entsteht ein sogenanntes Nebenbuch zur Buchhaltung: Das Kontokorrentbuch.

Daraus ergibt sich, dass
die Summe aller Debitorenkontensalden dem Saldo des Kontos Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
und
die Summe aller Kreditorenkontensalden dem Saldo des Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
entsprechen muss.

Wie wird dies in der Buchhaltung umgesetzt?
Zu Zeiten des amerikanischen Journals wurden ausgehende und eingehende Rechnungen in der Tat einmal im Hauptbuch erfasst und einmal im Kontokorrent. Diese „doppelte Erfassung“ nehmen uns moderne DV-gestützte Buchhaltungssysteme ab. Buchungen auf den Personenkonten (im Kontokorrent) werden automatisch auf die Sammelkonten (im Hauptbuch) übertragen.

Buchungssätze
Ausgangsrechnung an einen Kunden über 2.380,00 € incl. 19% USt
Buchung im Jorunal:
2.380,00 € Debitorenkonto
an 2.000,00 € Umsatzerlöse
an 380,00 € USt

Automatisch wird daraus folgende Eintragung im Hauptbuch generiert:
2.380,00 € Forderungen aus LuL (im Soll)
2.000,00 € Umsatzerlöse (im Haben)
380,00 € Umsatzsteuer (im Haben)

Eingangsrechnung eines Lieferanten über 107,00 € incl. 7% USt
Buchung im Journal:
100,00 € Wareneinkauf / Kosten
7,00 € abziehbare Vorsteuer
an 107,00 € Kreditorenkonto

Automatisch wird daraus folgende Eintragung im Hauptbuch generiert:
100,00 € Wareneinkauf/Kosten (im Soll)
7,00 € abziehbare Vorsteuer (im Soll)
107,00 € Verbindlichkeiten aus LuL (im Haben)

Fotos: © Manfred Jahreis / PIXELIO

Das wahre Können der Buchhaltung liegt also in der richtigen Beurteilung der Geschäftsvorfälle. Die Buchung an sich kann man danach aus den folgenden Regeln ableiten:

1. Die Mutter aller Buchhaltungsregeln

So banal es klingt: Wir buchen immer Soll an Haben, wobei der auf der Sollseite gebuchte Betrag dem auf der Habenseite gebuchten entsprechen muss.

2. Bilanzkonten

Für die Konten, die in Bilanzpositionen einfließen, gelten folgende Regeln:
Aktivkonten
Zugänge immer im Soll
Abgänge immer im Haben

Passivkonten
Zugänge immer im Haben
Abgänge immer im Soll

3. GuV-Konten

Für die GuV-Konten sind die Regeln noch einfacher. Wir buchen:
Aufwendungen immer im Soll
Erträge immer im Haben

Typische Konten der Aktivseite
Anlagevermögen:
Software, Grund und Boden, Gebäude, Maschinen, Fuhrpark, Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA), EDV-Hardware, Geringwertige Wirtschaftsgüter
Umlaufvermögen:
Warenbestand, halbfertige Erzeugnisse, Bank (falls positiver Bestand), Kasse, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Vorsteuer, Sonstige Forderungen

Typische Konten der Passivseite
Eigenkapital:
Gezeichnetes Kapital, Gewinn-/Verlustvortrag vor Verwendung, alle Privatkonten (Entnahmen oder Einlagen des Unternehmers)
Fremdkapital:
Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinsituten, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Umsatzsteuer, Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt, Sonstige Verbindlichkeiten.

Bei allen Problematiken, die wir hier in den nächsten Wochen behandeln wollen, sollte man diese einfachen Regeln immer im Kopf haben.

Fotos: © Markus Hein / PIXELIO

In den kommenden Wochen möchte ich an dieser Stelle Grundwissen vermitteln, besondere Buchungsvorfälle abhandeln und Tipps geben. Vorgänge, zu denen ich in der Praxis immer wieder gefragt werde, Dinge, die ich mir vielleicht auch noch einmal herausgesucht habe, weil ich nicht mehr richtig wusste….

Wichtig ist: Wie bei so vielen Dingen im Leben gibt es für nichts ein Allheilmittel. Blindes Übernehmen von Lösungsansätzen führt nicht in jedem Fall zum richtigen Ziel. Nur kleine Nuancen im Sachverhalt können große Änderungen in der handelsrechtlichen und/oder steuerlichen Betrachtung bewirken. Auch werde ich versuchen möglichst praxisnah und „ohne Schnörkel“ zur Lösung zu kommen. Gerne liefere ich ein Quellenverzeichnis als Kommentar zu den verschiedenen Beiträgen nach, wenn es gewünscht sein sollte.

Ich freue mich auf rege Diskussionen und vielleicht auch den ein oder anderen Themenvorschlag.