Bekanntlich fallen in einem Hotel jeden Tag sehr viele Rechnungen an. Bisher wurden die Daten aus den Rechnungen manuell erfasst und die Rechnungskopien vorsortiert an die Buchhaltung weitergegeben. Dieser zeitaufwändige Vorgang gehört nun mit einer neuen Schnittstelle zwischen der Hotel-Software „VelHotel“ und dem KOLDI-System der Vergangenheit an.

Der bisherige Arbeitsablauf sah so aus, dass die mit VelHotel erstellen Rechnungen händisch in Excel-Listen erfasst und an die Finanzbuchhaltung übergeben wurden. Eingetragen wurden darin die Rechnungsnummer, das Datum, der Betrag und der Name des Empfängers. Dabei traten oftmals Eingabefehler bei der Erfassung auf.

Auf Seiten von KOLDI mussten die Belege manuell weiter indiziert und gebucht werden. Durch die Änderung des Umsatzsteuersatzes für Übernachtungen Anfang diesen Jahres wurden dabei umständliche Aufteilungsbuchungen notwendig. Abschließend folgte mit dem Scannen der Rechnungsbelege die digitale Archivierung.

Nun wurde eine Schnittstelle einwickelt, welche den Prozess auf beiden Seiten fast vollständig automatisiert. Der komplette Buchungssatz (inkl. Aufteilungsbuchungen) als auch die Rechnungsbelege (als PDF-Dateien) werden direkt in das KOLDI-System übertragen.

Schema der Schnittstellen-Software: Die Rechnungen werden über einen speziellen Druckertreiber ausgedruckt, welcher sowohl den Papierbeleg erzeugt, als auch den Beleg und die Rechnungsdaten nach KOLDI überträgt.

Damit werden die folgende Arbeitsschritte eingespart:

• Erfassen der Rechnungsdaten in Excel-Listen
• Ergänzen der Kontierungen in den Excel-Listen
• Nachbearbeitung der notwendigen Aufteilungsbuchungen
• Korrektur von Erfassungsfehlern
• Einscannen der Belege zur Archivierung
• Ablage der Belege für die Finanzbuchhaltung

Für die Rechnungsstellung im Hotel ändert sich nichts, da lediglich ein anderer Druckertreiber verwendet werden muss.  Diese ist einfach zu bedienen und sendet die Rechnung sowohl an den Drucker als auch in das KOLDI-System. Der weitere Arbeitsablauf der Angestellten wird dagegen sehr erleichtert, weil das Sortieren, Kopieren und Suchen der Rechnungen entfällt.  Zudem wird durch automatisch erzeugte Berichte mehr Transparenz in die Buchhaltung gebracht, so dass unklare Sachverhalte einfach zu klären sind.

Mit der neuen Schnittstelle ist nun eine tagesaktuelle Finanzbuchhaltung möglich. So ist der Hotelmanager immer auf dem laufenden Stand und behält den Überblick über die laufenden Geschäftsfälle.

Die offizielle Pressemitteilung dazu finden Sie hier.

Fotos: © Carsten Grunwald / PIXELIO