Der Jahresbeginn eignet sich wieder besonders, um im Archiv ein wenig Platz zu schaffen. Hat man Buchhaltungsunterlagen nicht revisionssicher elektronisch archiviert, so ist es an der Zeit alte Ordner der Vernichtung zuzuführen.
Dabei sollte man darauf achten, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, d.h. es ist nicht unbedingt sinnvoll die Unterlagen in öffentliche Papiercontainer zu werfen. Im Zweifel: Wir legen unsere aktuellen Rechnungen ja auch nicht für jeden zur Einsicht aus. Sind es zu viele Unterlagen, dass man sich selbst am Reißwolf betätigen möchte, so gibt es die Möglichkeit speziell zertifizierte Entsorgungsunternehmen zu beauftragen. Diese bieten z.B. Container, die gefüllt und zur Abholung bereit gestellt werden können, oder aber man kann beim Entsorgungsunternehmen die Unterlagen selbst über Förderbänder dem großen Reißwolf zuführen.

Die große Frage ist dabei allerdings: Was darf ich denn vernichten?

1. Grundsatz: Ich darf nur solche Unterlagen vernichten, für die die Frist zur Steuerfestsetzung bereits abgelaufen ist.

2. Zu beachten sind zwei Aufbewahrungsfristen: Die sechsjährige und die zehnjährige Aufbewahrungsfrist

Demnach können Sie vorbehaltlich Punkt 1 Anfang 2011 folgende Unterlagen vernichten:

• Bücher, Journale, Buchungsbelege, Aufzeichnungen usw. für die Jahre 2000 und früher
• Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 2000 oder früher aufgestellt wurden und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2004 oder früher
• Lohnkonto-Belege, die nicht Teil der Buchführung sind, für Lohnzahlungen vor dem 01.01.2005

Bei EDV-gestützten Buchführungssystemen gilt ebenfalls eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentationen, Handbücher usw. Dabei gilt die Frist als gewahrt, wenn die genannten Buchführungsbestandteile gespeichert und jederzeit wieder sichtbar gemacht oder ausgedruckt werden können.

Eine genaue Auflistung der Unterlagen sortiert nach Fristen findet man z.B. bei Aufbewahrungsfristen.de

Fotos: © Peter Kirchhoff / PIXELIO