Zum Jahreswechsel stellt sich regelmäßig die Frage: Welche Buchhaltungsunterlagen müssen noch aufbewahrt werden, welche können vernichtet werden?
Mit Ablauf des 31.12.2009 können folgende Unterlagen vernichtet werden:
10-jährige Aufbewahrungsfrist:
- Bücher, Konten, Journale, Aufzeichnungen, etc., in denen die letzte Eintragung 1999 oder früher erfolgt ist
- Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, etc., die 1999 oder früher aufgestellt wurden
- Buchungsbelege (wie z.B. Rechnungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten) aus dem Jahr 1999
6-jährige Aufbewahrungsfrist:
- Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2003 oder früher
- Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen (Ein- und Ausfuhrnachweise, Versand- und Frachtunterlagen, etc.) und Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2003 oder früher
Die Aufbewahrungsfristen gelten nicht nur für die Belege selbst, sondern auch für die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen EDV-Daten (Lohn-, Finanz- und Anlagenbuchhaltung). Während der o.g. Fristen muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein, auch bei einem EDV-Systemwechsel.
Wichtig: Eine Vernichtung darf nicht vorgenommen werden, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist, z.B. weil noch eine Betriebsprüfung für diese Jahre stattfindet oder ein Einspruchs-/Klageverfahren läuft.
Fotos: © Kurt Michel, Klicker / PIXELIO
Rubrik: Fachwissen, Rechnungswesen - Bilanzierung - Steuern