Wie oft bekam ich diese Frage schon gestellt? Angesichts des hohen Papierstapels auf meinem Schreibtisch frage ich mich das heute aber wieder mal selbst. Ich verdränge alle bisherigen Erfahrungen und beschließe: „Ab heute wird delegiert!“
Phase eins: Offene Aufgaben sichten und unterteilen in „selbst machen“, „an Kollegen(in) geben“, „an Azubi geben“. Nach ca. einer halben Stunde liegen also drei Stapel vor mir.
Beschwingt geh ich zur Kollegin.
„Sagmal, hat der Azubi heute Arbeit oder kann ich ihm was geben?“
„Für mich hat er nichts zu tun, also kannst Du ihn gerne beschäftigen.“
Also flitz ich zum Azubi.
„Kannst Du mit Excel umgehen?“
Er nickt mit dem Kopf
Ich erkläre ihm, wie die Aufstellung optimalerweise aussehen sollte, die es zu erstellen gilt. Außerdem zeige ich ganz in Ruhe, wo er welche Informationen bekommen kann, die er zum Füllen der Tabelle braucht. Die Zeit, die ich mir jetzt zum Erklären nehme, ist sicher gut investiert, bekomm ich ja meine Tabelle heute Abend fertig auf den Tisch.
„Hast Du verstanden, wie’s aussehen soll?“
Er nickt mit dem Kopf
„Und Du weißt, wo Du die Daten nachschauen kannst?“
Er nickt mit dem Kopf
„Ich denke, dass ich wohl so zwei Stunden brauchen würde, Du brauchst sicher etwas länger, aber wenn Du es bis ca. 16 Uhr schaffst, würde das reichen. Die Tabelle muss heute Abend noch per Mail raus. Wenn Du Fragen hast, dann frag.“
Er nickt mit dem Kopf
Guten Mutes gehe ich wieder an meinen Schreibtisch und arbeite in aller Ruhe vor mich hin, führe Telefonate, diktiere Briefe und Aktenvermerke. Heute räumt es richtig, da ich mich um die Tabelle nicht kümmern muss, die absolute Priorität hätte.
Als der Azubi bis Mittag immer noch nicht mit Fragen bei mir aufgelaufen ist, stecke ich meinen Kopf in sein Büro.
„Du kommst klar?“
Er nickt mit dem Kopf
Ich werfe einen Blick über seine Schulter, ja, sieht sogar gut aus. Die Spaltenköpfe könnte man noch anders benennen, also gebe ich ihm ein paar Anregungen, er notiert sie auf einem Zettel. Die Spaltenbreite am Schluss bitte noch optimieren, die manuelle Eingabe in Spalte B müsste man mit einer Abfrage auf Spalte D in Verbindung mit Blatt 2 Spalte C machen. Nur für den Fall, dass sich die Daten mal komplett ändern. Für Spalten A und B bitte eine gemeinsame Überschrift und…
Ich breche ab, denn an seinem Blick merke ich, dass er es nicht ganz verstanden hat.
„Du, ist nicht schlimm, mach erstmal den Rest und diese Dinge machen wir einfach gemeinsam ganz zum Schluss.“
Er nickt mit dem Kopf und schaut mich etwas erleichtert an.
Ich freue mich, dass Delegieren so einfach ist und mir wirklich Entlastung bringt. Das halbe Stündchen, was ich heute Abend damit beschäftigt bin, ist nichts. Warum mach ich das nicht öfter? Heute ist sogar mal eine Mittagspause drin und bis Ende der Woche könnte ich sogar mal alle überfälligen Aufgaben endlich abgeschlossen haben.
Angeregte Gespräche aus dem Nachbarzimmer machen mich nach einer Weile stutzig. Azubi und Kollegin unterhalten sich und mir fällt auf, dass das schon seit einiger Zeit so geht. Nach meinem aktuellen Telefonat werd ich mal schauen, ob der Azubi schon fertig ist. Weitere fünf Telefonate später schaffe ich es endlich, obwohl schon wieder Ruhe ist, beim Azubi vorbei zu schauen.
„Bist Du fertig?“
Er schüttelt den Kopf.
„Ahso, weil ich Dich drüben gehört hatte, deswegen frag ich“
„Nein, nein, hab nur kurz was gefragt.“
„Ok, brauchst Du noch Hilfe?“
„Nein, ich bin gleich fertig und komme dann zu Dir.“
Mit einem Blick auf die Uhr geh ich in mein Zimmer zurück, es ist schon 16 Uhr. Ich war so mutig, mich für 18:00 Uhr mit einer Freundin zum After-Work-Kaffee zu verabreden…
Fünfzehn Minuten später:
„Können wir jetzt?“
„Ich brauch noch fünf Minuten“
Das Telefon klingelt, die Zentrale hat einen Kunden in der Leitung, der Fragen hat, die sonst keiner beantworten kann. Ich spreche mit ihm und stelle mich seinen Fragen. Dabei schweift mein Blick immer wieder zur Uhr, nun rennt die Zeit. Der Azubi steht nun schon seit 10 Minuten in der Tür, ich versuche mit Zeichensprache ihm klarzumachen, dass er schon mal spülen, aufräumen, Papier vernichten und sonst was machen soll, weil es noch ne ganze Weile dauert.
17:10 Uhr, Azubi in der Tür, wir führen ein Gespräch mit etwa folgendem Inhalt in Zeichensprache
„Warte, es dauert nicht mehr lange, ok?“
„Ich muss bis 17:20 Uhr bei der Post gewesen sein, es wird langsam eng.“
„Hast Du die Tabelle soweit wie besprochen?“
Als Antwort wedelt er mit einem Blatt Papier und nickt.
„Ok, leg es mir hier hin, schick mir die Datei per Mail oder speichere sie in der Dokumentenverwaltung und ich mach den Rest.“
Er nickt mit dem Kopf.
„Ok, danke schon mal und einen schönen Feierabend.“
„Danke, Dir auch und bis morgen.“
17:20 Uhr, das Telefonat ist beendet, der Azubi weg. Mein Blick schweift auf das Blatt Papier, ok, ich muss noch ändern, Spaltenköpfe, Spaltenbreite…
Eine Mail habe ich nicht bekommen, also hat Azubi sie wohl ins Dokumentensystem gestellt. Ich beginne zu suchen.
17:35 Uhr, ich werde langsam nervös, die Datei ist doch echt nicht zu finden.
17:40 Uhr, ich gebe auf und rufe Azubi auf Handy an. Er hat mich falsch verstanden und sie in seinen persönlichen Dateien gespeichert. Wie um alles in der Welt soll ich da jetzt rankommen?
17:45 Uhr, da die Datei heute noch raus muss, setze ich mich hin und beginne sie von neuem.
18:05 Uhr, mein Handy klingelt, ich habe meine Freundin vergessen.
„Sorry, ich muss hier noch ne Aufstellung machen, die muss heute noch raus, geht kein Weg dran vorbei.“
„Wie? Ne einfache Excelaufstellung?“
„Ja.“
„Warum delegierst Du so was nicht an Deine Azubis?“
Aber hab ich doch…
Fotos: © Rolf van Melis / PIXELIO
Rubrik: Büroalltag - Der ganz normale Wahnsinn