Hat man es in der Theorie mehr mit einzelnen Buchungsvorgängen zu tun, so hat man in der Praxis meist eine größere Anzahl von Belegen vor sich liegen. Bei diesen Belegen muss man nun entscheiden, in welcher Reihenfolge man sinnvollerweise bucht. Geschäftsvorfälle, die extern ausgelöst werden, tauchen zu 90% das erste Mal in der Buchhaltung als Eingangs-, Ausgangsrechnung oder Kassenbeleg auf. Alle weiteren Buchungsvorgänge wie Zahlungen, Abschreibungen oder andere interne Buchungen leiten sich meist daraus ab. Aus diesem Grunde macht es Sinn zunächst diese externen Belege zu erfassen bevor man die Bank bucht und eventuelle Abstimmungsbuchungen vornimmt. 

Ich würde also für die Abarbeitung der Finanzbuchhaltungsbelege folgende Reihenfolge vorschlagen: 

1. Ausgangsrechnungen
2. Eingangsrechnungen
3. Kassenbelege
4. Bankbuchungen
5. Wiederkehrende Buchungen (kalkulatorische Abschreibungen u.a.)
6. Korrekturbuchungen

Deutlich machen möchte ich den Sinn dieser Reihenfolge an einem konkreten Beispiel: 

Kauf eines Pkw gegen Rechnung für 30.000,00 € zzgl. 19% USt gleich 5.700,00 €, in Summe 35.700,00 €. Die Gebühren der Zulassungsstelle und die Kfz-Kennzeichen werden am gleichen Tag vor Ort bezahlt. Es handelt sich hier um 20,00 € Zulassungsgebühr ohne Umsatzsteuer und 23,80 € für die Kfz-Schilder (inkl. 19% USt). Zunächst einmal ist die Rechnung des Autohauses wie folgt zu buchen:

Die beiden Kassenbelege für die Zulassungsgebühren und die Kfz-Schilder sind in der Kasse wie folgt zu erfassen:

Die Zahlung der Eingangsrechnung über den Pkw ist dann im Rahmen der Bankbuchung zu erfassen:

Aus betriebswirtschaftlichen Gründen macht es Sinn, hier bereits eine kalkulatorische Abschreibung zu erfassen, damit das monatliche Ergebnis der betriebswirtschaftlichen Auswertung dem des Jahresabschlusses schon recht nahe kommt. Da bisher kein Pkw im Betriebsvermögen war, ist eine neue wiederkehrende Buchung (monatliche Dauerbuchung) einzurichten. In der Folge wird also jeden Monat folgende Buchung durchgeführt:

Damit wären die laufenden Geschäftsvorfälle erfasst. Eine qualifizierte Kontrolle z.B. durch den betreuenden Steuerberater kann dazu führen, dass evtl. bereits unterjährig Fehler in der Buchhaltung behoben werden. Diese vorgeschlagenen Korrekturen des Steuerberaters können nun in einem letzten Schritt vorgenommen werden, bevor die Auswertung der Buchhaltung den Entscheidungsträgern vorgelegt wird. Ebenfalls erst nach dieser Durchsicht sollte die Umsatzsteuervoranmeldung (sofern erforderlich) an das Finanzamt übermittelt werden.

Fotos: © Stephanie Hofschlaeger / PIXELIO